Prace nad wprowadzeniem zintegrowanego systemu Microsoft Dynamics AX rozpoczną się wkrótce na przykład w sieci salonów Wittchen.

Podgląd na magazyn
– Wdrożenie w Wittchenie to nasz kolejny duży projekt w sektorze handlu detalicznego. Wcześniej na bazie Microsoft Dynamics zbudowaliśmy rozwiązania m.in. dla Nine West, Bo Concept czy salonów prasowych Relay i Inmedio. Obecnie finalizujemy także prace w firmach Pepco Poland i MIX Electronics – mówi Piotr Szczerbiak, dyrektor konsultingu w Columbus IT, która przeprowadza wdrożenie.
W ciągu trzech miesięcy sieć salonów obuwniczych Nine West z galanterią skórzaną i obuwiem wdrożyła Microsoft Dynamics NAV uzupełniony o dodatkowe narzędzie Retail. Rozwiązanie umożliwiło m.in. śledzenie w czasie rzeczywistym sprzedaży oraz podgląd stanów magazynowych. Co pół godziny z każdego salonu system przesyła do centrali szczegółowe dane. – Jeśli popyt w jednym miejscu słabnie, towar nie zalega na półkach, lecz zostaje przesunięty do innego salonu. Dzięki temu dynamika sprzedaży nie słabnie, a firma dalej się rozwija – wyjaśnia Michał Słabowski, project manager Columbus IT.
Relay i Inmedio wykorzystują Microsoft Dynamics AX do wsparcia zarządzania dystrybucją i zaopatrzeniem w ponad 500 punktach detalicznych. Pepco Poland z ponad 200 sklepami wdraża ten sam system, by podnieść wydajność w obszarze zarządzania, m.in. planowaniem zakupów i monitorowaniem dostaw.
Podobne usprawnienia wprowadza także MIX Electronics, sieć z ofertą RTV, AGD i GSM. MIX Electronics ma własne centrum logistyczne w Skawinie oraz pięć oddziałów w dużych aglomeracjach miejskich, ale też współpracuje z kilkuset salonami i sklepami firmowymi. Wdrożenie systemu IT w tak dużej organizacji wymagało odwzorowania całego łańcucha dostaw, począwszy od zaopatrzenia i magazynowania, przez dystrybucję i sprzedaż detaliczną, do raportowania i audytu.
Z kolei firma Badura, która jest producentem obuwia i właścicielem salonów sprzedaży, wdrożyła system ERP Navireo. Rozwiązanie to umożliwiło lepszą kontrolę sprzedaży w oddziałach i centralne zarządzanie wszystkimi sklepami.

Proste narzędzia nie wystarczą
Funkcjonowanie logistyki bez zaplecza informatycznego jest w dłuższej perspektywie niemożliwe. – Przy pewnej skali działalności firmy nie da się dzisiaj kontrolować procesów logistycznych bez wsparcia informatycznego. Komplikacja zadań, a w szczególności konieczność eliminacji błędów do minimum i skomasowanie realizacji zadań w jak najkrótszym czasie powodują, iż proste narzędzia są niewystarczające, a czynnik ludzki jest najsłabszym ogniwem w całym procesie – mówi Paweł Karczewski, business development manager z firmy Wincor Nixdorf.
Anna Witkowska, specjalista ds. marketingu HIT – Kody Kreskowe Sp. J., podkreśla, że w ostatnich latach zarządzanie gospodarką magazynową ewoluuje w kierunku narzędzi i rozwiązań specjalizowanych, dopasowanych do specyfiki poszczególnych branż i rodzajów działalności. – Firmy coraz częściej dostrzegają możliwość osiągnięcia przewagi rynkowej inwestując w dopasowane rozwiązania. Szczególnie istotnym elementem jest nowoczesny system informatyczny klasy WMS (Warehouse Management System) – mówi.
Takie narzędzie pozwala na podniesienie efektywności działania magazynu poprzez optymalizację wykorzystania zasobów takich, jak personel, powierzchnia i sprzęt. System WMS sam generuje i przydziela zadania magazynierom oraz, znając trójwymiarową topografię magazynu, zarządza dostępną powierzchnią. Pracownicy magazynowi korzystają z systemu za pośrednictwem wózkowych lub przenośnych terminali radiowych działających w sieci WiFi. Identyfikacja towarów kodami kreskowymi znacznie przyspiesza działanie i eliminuje błędy odręcznej ewidencji. – W ten sposób magazyn przemienia się w samokontrolujący, zorientowany na wyniki organizm na obszarach planowania i harmonogramowania zadań, optymalizacji planów i zasobów oraz kontroli wykonania – tłumaczy Anna Witkowska.
Jedna z wiodących firm działających w branży handlu detalicznego w Anglii – John Lewis – wdrożyła system WMS jeszcze w 2007 roku. Optymalizacja obszaru logistyki stała się dla jej właścicieli odczuwalna już w tym samym roku. I tak w szczytowym sezonie przedświątecznym John Lewis, dzięki sprawnej logistyce, zanotował wzrost udziałów w rynku o 0,4 proc. Inne policzalne korzyści to m.in.: wzrost produktywności obszaru logistyki o 16 proc., obniżenie kosztów pracy o 8 proc., zwiększenie efektywności procesu kompletacji o 40 proc. oraz skrócenie czasu realizacji wysyłek o 25 proc.

Możliwości systemu
Oczywiście osiągane wyniki zależą od możliwości, jakie daje zastosowany system zarządzający. – Wybierając go należy pamiętać, że będzie to narzędzie, od którego może zależeć przyszła przewaga konkurencyjna firmy bądź jej brak. Nie należy też oczekiwać, że systemy, których historia mieści się w ostatnich 3–5 latach, a rozwój realizowany jest przez nawet najbardziej sprawny, ale niewielki zespół informatyków, będzie miał takie same możliwości i przyniesie takie same korzyści, jak systemy rozwijane od ponad 30 lat przez firmy zatrudniające setki informatyków – komentuje Anna Witkowska.

Ciągłe zmiany
Sposób zarządzania gospodarką magazynową zmienia się praktycznie cały czas. Nowoczesne technologie wsparte kodami kreskowymi, terminalami radiowymi czy systemem Voice Picking (komendy głosowe) umożliwiają pełną kontrolę pracy i przepływu towarów w magazynie. – Rozwiązania WMS pozwalają na efektywne zarządzanie magazynami poprzez wspieranie wszystkich zachodzących w nich procesów. Ponadto są praktycznym narzędziem komunikacji pomiędzy magazynem a nadrzędnym systemem ERP. Zmiana stanów magazynowych jest przesyłana do systemu ERP w czasie rzeczywistym bez konieczności ręcznej synchronizacji baz danych. Zapewnia to pełną aktualność danych zarówno w systemie WMS, jak i ERP – mówi Aleksandra Matuszewska, marketing, PR specialist Consafe Logistics Sp. z o.o.
Należy pamiętać, że wdrożenie systemu WMS powinno być poprzedzone wnikliwą analizą dokonywaną przez konsultantów logistycznych. Dopiero po zdefiniowaniu problemów i potrzeb dostawca WMS może zaproponować przedsiębiorstwu optymalne rozwiązanie. – Obecnie firmy coraz chętniej wdrażają nowoczesne systemy logistyki magazynowej. Świadomość korzyści generowanych przez doskonale funkcjonujący system WMS jest zasadniczym argumentem w podjęciu decyzji o implementacji rozwiązania i unowocześnieniu magazynów. Chodzi tu nie tylko o zyski mierzalne, takie jak zaoszczędzony czas pracowników biurowych i magazynowych, lecz także o minimalizację błędów czy też pełną kontrolę nad kolejnością realizacji zadań – mówi Aleksandra Matuszewska.
Bez urządzeń do automatycznej identyfikacji produktów nie poradzi sobie już prawie żadna hurtownia czy magazyn. – W ostatnich latach firmy, w których gospodarka magazynowa odgrywa znaczącą, jeśli nie wiodącą, rolę wymieniają posiadane urządzenia AutoID na lepsze parametrowo. I tak kolektory z systemem DOS są wypierane przez terminale z platformą Windows, dotykowym kolorowym wyświetlaczem, dużą pamięcią, szybkim procesorem oraz bogatą komunikacją z system. Wszystko to pozwala na zwiększenie możliwości i funkcjonalności tych urządzeń – mówi Jacek Frejnik, specjalista ds. handlowych Torell.
Jak dodaje, zwykłe czytniki jednoliniowe zastępowane są czytnikami wieloliniowymi lub wizyjnymi, gwarantującymi szybszy i dokładniejszy odczyt kodów. Firmy, w których sprawny obrót towarów jest koniecznością lub czynnikiem pozytywnie wyróżniającym je na tle konkurencji, chętnie wdrażają nowoczesne urządzenia AutoID. – Szybsze procesy magazynowe to więcej towarów, więcej klientów i większe zyski – dodaje Jacek Frejnik.
Nowe technologie informatyczne, coraz szybsze, łatwiejsze w obsłudze i bardziej wydajne zwiększają efektywność zarządzania przepływem towarów w łańcuchu dostaw. – Obecnie w całym skomplikowanym systemie zarządzania gospodarką magazynową zostało już mało miejsc, w których możemy szukać oszczędności. Dlatego tak ważne jest najbardziej efektywne wykorzystanie każdego z istniejących etapów – mówi Paweł Karczewski.
Firmy w bardzo konkurencyjnej rzeczywistości nie mają więc innego wyjścia, jak tylko szukać oszczędności i zwiększać przewagę rynkową poprzez właśnie podnoszenie efektywności prowadzonych procesów logistycznych.

Paradoksy zarządzania
Choć teoretycznie firmy chętnie wdrażają nowe systemy informatyczne i dodatkowe mechanizmy wpierające pracę w magazynie, to w praktyce można zauważyć pewne sprzeczności. – Obserwujemy pewien paradoks. Z jednej strony mamy przedsiębiorstwa, które wdrożyły już zintegrowane systemy i świetnie radzą sobie z zarządzaniem logistyką magazynową. Z drugiej te, które nie wykorzystują oprogramowania do zarządzania magazynem, a towary mają przypisane do określonej lokalizacji. Zatem problemem, przed jakim codziennie stają jest optymalne rozmieszczenia towarów w zależności od ich sezonowości – uważa Wojciech Nowak, starszy konsultant ds. wdrożeń w firmie Sente Systemy Informatyczne Sp. z o.o.
Z kolei w sposobie zarządzania towarem firmy coraz częściej stosują strategię just-in-time (ang. dokładnie na czas), m.in. po to, by osiągnąć jak największy współczynnik rotacji towarów w magazynie. – Czynią to zamawiając minimalne ilości towaru. Choć producenci z branży handlowej wprowadzają tzw. minima logistyczne, firmy mające magazyny wielkopowierzchniowe rozwiązują ten problem tworząc magazyny centralne zbierające zamówienia, które z kolei są dzielone na mniejsze i rozsyłane do oddziałów. Oprócz tego duże przedsiębiorstwa instalują nowoczesny sprzęt, który pozwala im ograniczyć zatrudnienie w magazynach – mówi Wojciech Nowak.
Rzadziej stosowanym rozwiązaniem jest system, w którym operator kompletuje w miejscu towar do wysyłki z kartonu podjeżdżającego do niego na taśmie.
– Innym mechanizmem wspomagającym zarządzanie gospodarką magazynową, wykorzystywanym na przykład przez producentów mięsa, są regały jezdne. Pozwalają one wykorzystać optymalnie powierzchnię na magazynie oraz ograniczyć koszty zużycia energii elektrycznej – mówi Wojciech Nowak.
Powoli standardowym wyposażeniem magazynierów stają się mobilne czytniki RFID (technologia radiowa). Umożliwiają zwiększenie efektywności pracy, poprzez możliwość zdalnego skanowania etykiet z kodami na paletach, a tym samym szybkie rozpoznanie rodzaju i ilości asortymentu umieszczonego na palecie. Na wzrost popularności tych urządzeń wpływa coraz niższa cena, a także ich dokładność.
– Rozwiązaniem stosowanym głównie przez przedsiębiorstwa mające magazyny wielkopowierzchniowe jest automatyczny system karuzelowy (regały przesuwane), wspomagający kompletowanie wysyłek i zamówień od klientów. Umożliwia podział magazynu na sektory, z których operatorzy kompletują towar. System ten pozwala ograniczyć liczbę pomyłek w trakcie kompletacji towarów, efektywnie wykorzystywać miejsce w hali i ograniczyć liczbę pracowników potrzebnych do obsługi wysyłek. Przedsiębiorstwa te wykorzystują także w magazynach wózki automatyczne, poruszające się po szynach indukcyjnych, zarówno obsługiwane przez operatorów jak i bezobsługowe w halach, gdzie nie kompletuje się towaru – mówi Wojciech Nowak.

Obawa przed informatyzacją
Mimo technologicznego postępu w gospodarce magazynowej, wciąż istnieją firmy, które funkcjonują według tradycyjnych zasad. – Z naszej obserwacji wynika, że przedsiębiorstwa niechętnie wdrażają nowoczesne zasady logistyki magazynowej. Zaznaczają, że wiążą się z tym wysokie koszty sprzętu i oprogramowania dla wózków automatycznych i regałów – przyznaje Wojciech Nowak.
Jak dodaje, wdrożenie jest również związane z przebudową magazynu, co jest często niemożliwe. – Dlatego nowinki techniczne są częściej stosowane przez firmy, które muszą wybudować magazyn. Jednak przedsiębiorcy doświadczeni kryzysem wolą dziś wynająć dodatkową powierzchnię magazynową niż stawiać własne hale – tłumaczy.
Inaczej jest, gdy wdrożenie nowych zasad pracy w magazynie nie pociąga za sobą olbrzymich nakładów finansowych. Taka sytuacja ma miejsce, gdy wprowadza się system informatyczny porządkujący pracę w istniejącym już magazynie. – Tu udaje się znacznie zwiększyć wydajność pracy nawet o 300 proc., co pozwala obniżyć koszty pracy i osiągnąć szybki zwrot inwestycji – mówi Wojciech Nowak.
Dlatego też wprowadzenie systemów WMS (Warehouse Management System) pracujących on-line w komunikacji z użytkownikiem i systemami ERP (Enterprise Resource Planning), SCM (Supply Chain Management) i w końcu CRM (Customer Relationship Management), tworzy mechanizm przepływu informacji wspomagający podejmowanie decyzji i wykonywania zadań.