Piotr Marzec, Novitus
Od kilku lat w Polsce sprzedaje się ok. 170 tys. kas fiskalnych rocznie, a wartość rynku szacowana jest na ćwierć miliarda zł. Rynek kas fiskalnych od dawna podzielony jest pomiędzy firmy, których łączny udział w tym segmencie przekracza 80 proc. (według danych Instytutu Rynku Elektronicznego w Warszawie).
Od przeszło półtora roku polskie prawo dopuszcza używanie kas i drukarek fiskalnych z kopią elektroniczną. Pierwsze tego typu urządzenia pojawiły się na rynku na początku bieżącego roku. Obecnie producenci systematycznie rozwijają gamę oferowanych produktów.

Czym jest kopia elektroniczna? To genialnie prosty pomysł: cyfrowa karta pamięci zamiast dodatkowej rolki papierowego paragonu w każdym urządzeniu. Kasy i drukarki z kopią elektroniczną wyposażone są w jedną stację mechanizmu drukującego, drukującą oryginały paragonów, raporty, itp. Natomiast kopia wszystkich wydruków zapisywana jest np. na karcie pamięci SD. Czytnik tych kart znajduje się zazwyczaj obok mechanizmu drukującego. Takie rozwiązanie funkcjonuje już od jakiegoś czasu w innych krajach. Teraz z zalet kopii elektronicznej mogą korzystać również polscy detaliści.

Zalety kopii elektronicznej
Trzeba pamiętać, że producenci urządzeń fiskalnych w różny sposób postanowili rozwiązać kwestię kopii elektronicznej w swoich urządzeniach. Oznacza to tyle, że urządzenia różnych marek będą co prawda podobnie archiwizowały kopię paragonów na elektronicznym nośniku, jednak mogą też znacznie różnić się pod względem dodatkowych funkcjonalności urządzenia. Głównymi zaletami nowej technologii jest przede wszytkim oszczędność, wygoda użytkowania, łatwość odczytu, bezpieczeństwo, ochrona środowiska oraz wielowalutowość.
Eliminacja rolek papieru w urządzeniach z kopią elektroniczną, które w tradycyjnych kasach wykorzystywane są do drukowania kopii paragonów, to nie tylko brak kosztów związanych z ich zakupem, ale również brak kosztów związanych z ich przechowywaniem, a niekiedy również transportem. Są to niemałe koszty, robiące szczególne wrażenie w przypadku dużych, sieciowych placówek, które niejednokrotnie przechowują rolki w centralnych magazynach. Koszt samych rolek papieru przeznaczonych na drukowanie kopii, w przypadku dużych sieci handlu detalicznego może sięgać nawet kilku milionów złotych rocznie!
Na jednej karcie SD o pojemności 2GB urządzenie fiskalne z kopię elektroniczną zmieści ponad milion paragonów. Przechowywanie przez wymagany okres rolek papieru, na których jest zapisanych milion paragonów, jest zdecydowanie bardziej kłopotliwe niż jednej karty SD, którą nawet dziecko może zamknąć w dłoni. Szczególnie, że tradycyjne rolki wymagają odpowiednich warunków przechowywania, tzn. w niskiej temperatury, zaciemnienia, niezbyt dużej wilgotności. Karta SD oczywiście takich warunków nie wymaga. Brak dodatkowej rolki to ponadto o połowę krótsza i mniej kłopotliwa wymiana papieru w urządzeniach. W urządzeniach z kopią elektroniczną, szczególnie tych z mechanizmami "wrzuć i pracuj", wymiana jednej rolki papieru będzie wręcz niezauważalna.

Łatwość odczytu i bezpieczeństwo danych
Dane zapisywane są na karcie w sposób jawny, otwartym tekstem. Można je w bardzo prosty sposób wyszukiwać, przeglądać i raportować. Pomoże przy tym odpowiednie oprogramowanie, które producent dołącza do każdego urządzenia z kopią elektroniczną. Tej funkcjonalności nie da się nawet porównać do próby odczytania danych z przechowywanej od kilku lat rolki z zapisanymi kopiami paragonów. I nie chodzi tu tylko o fizyczny dostęp do konkretnych zapisów, ale również, jak pokazało życie, o ich jakość, czyli nieczytelność najczęściej wynikającą z klasy użytego papieru i warunków przechowywania. Bardzo ważnym jest również dostęp do danych kopii elektronicznej z programu komputerowego bez konieczności wyjmowania nośnika z drukarki. Jeśli urządzenie fiskalne to umożliwia, to istnieje możliwość zrobienia centralnego systemu archiwizowania danych z kart "w tle" normalnego działania drukarki. Dane te również można pobierać zdalnie – przez internet. Urządzenia, które pozwalają programom komputerowym na dostęp do danych na karcie zamontowanej w urządzeniu mają dużą przewagę nad innymi urządzeniami, nie posiadającymi tej funkcjonalności
Nawet zagubienie lub uszkodzenie karty (co w praktyce nie jest łatwe) nie oznacza straconych informacji. Dane zapisane na karcie są odpowiednio zabezpieczone przed utratą. W urządzeniach z kopią elektroniczną producent przewidział procedury, dzięki którym użytkownik może odzyskać zapisane na niej dane.

Drukarki przyjazne środowisku
Miliony rolek papieru termicznego każdego roku trafiają do magazynów. Tam latami oczekują na ewentualną, w praktyce niemal nie występującą kontrolę skarbową. Po tym okresie trafiają na śmietnik, a w nieco lepszym, lecz rzadkim przypadku do powtórnego przetworzenia. Każda rolka to kawałek drzewa i proces technologiczny nieobojętny środowisku. Kartę SD też trzeba wyprodukować, jednak jedna karta zastępuje tysiące rolek, a ponadto, po obowiązkowym okresie przechowywania danych zapisanych na karcie, można ją ponownie, w dowolny sposób wykorzystać.
Urządzenia z kopią elektroniczną spełniają wymogi tzw. homologacji 2009. Jedną z funkcji przewidzianych w tej homologacji jest wielowalutowość. Umożliwia ona zaprogramowanie różnych walut w urządzeniu fiskalnym. Urządzenia umożliwiają ustalenie waluty głównej, w jakiej prowadzona jest sprzedaż, możliwość jej zmiany z wyprzedzeniem na inną oraz informacyjnego drukowania przeliczenia wartości paragonu z waluty głównej na dowolną walutę pod paragonem fiskalnym wraz z przelicznikiem i wydaną resztą. W kasach fiskalnych można zaprogramować kilka dodatkowych walut, w których można przyjmować płatność za wystawione paragony. Na paragonie oraz wyświetlaczu klient dostanie informacje, w jakiej walucie dokonano płatności, według jakiego przelicznika, jaką kwotę reszty i w jakiej walucie wydano.

Kiedy warto inwestować w kopię elektroniczną
Wielu detalistów zadaje pytanie: czy i kiedy wymiana tradycyjnej kasy na taką z funkcją przechowywania kopii elektronicznej może być opłacalna? Praktyka ostatnich miesięcy pokazuje, że niektórzy zdecydowali się od razu, gdyż każdy dzień pracy urządzeń tradycyjnych to dodatkowy koszt i niewygoda. Tak najczęściej czynią detaliści posiadający większą ilość urządzeń fiskalnych, oraz sieci detaliczne. Szczególnie, jeśli dotychczas używane urządzenia fiskalne są już kilka lat eksploatowane. Oszacowanie korzyści z zastosowania kopii elektronicznej nie jest specjalnie trudne. Porosty rachunek matematyczny, uwzględniający koszty papieru, jego zużycie, często też konkretne koszty magazynowania oraz koszt urządzeń fiskalnych daje szybką odpowiedź. Można też skorzystać z uproszczonych kalkulatorów oszczędności, takich jak np. na stronie www.kopiaelektroniczna.pl. One jednak wskażą głównie oszczędność związane z ograniczeniem zakupów papieru.
Najczęściej na wybór kopii elektronicznej będzie padał wybór w przypadku wymiany urządzeń po zapełnieniu się pamięci w dotychczas używanych – i to niezależnie od wielkości punktu handlowego czy ilości pracujących urządzeń. Jedynie te punkty, które wydają wyjątkowo niewiele paragonów i dla nich koszt rolek papieru i ich przechowywanie nie stanowi problemu, być może pozostaną przy tradycyjnym rozwiązaniu. Jednak z czasem detaliści obawiający się nowości zdecydują się na zastosowanie rozwiązań wyznaczanych przez nowe technologie.

Czy w takim razie kopia elektroniczna ma jakieś wady? Może jedną – urządzenia z kopią elektroniczną są o klika do kilkunastu procent droższe od ich tradycyjnych odpowiedników. Wynika to głównie z zastosowanej nowocześniejszej technologii, koniecznej dla spełnienia np. wyższych wymogów bezpieczeństwa danych. Jednak ta wada znika, gdy skonfrontujemy ją z zaletami w zakresie oszczędności.