Pierwszym krokiem w przypadku organizacji akcji promocyjnej, konkursu, a nawet ankiety jest ocena bieżącej sytuacji formalno-prawnej oraz realnych potrzeb działu marketingu. Można takie działanie zaplanować i wykonać samemu lub zlecić przeprowadzenie audytu ekspertom. Celem jest wskazanie tego, co stanowi największe braki – np. błędnie sformułowana polityka bezpieczeństwa danego biura czy brak rejestracji zgromadzonych zbiorów w bazie danych GIODO.

Niezależnie od tego, czy działanie zostanie przeprowadzone w internecie, w formie formularzy papierowych, obsługa danych będzie przebiegać podobnie. Na początku należy opracować politykę bezpieczeństwa, czyli odpowiednio sformułować klauzulę o przetwarzaniu danych osobowych. Następnie po zebraniu i weryfikacji danych trzeba zgłosić zbiór do GIODO.

W przypadku każdego takiego eventu należy liczyć się z pozyskaniem kilkudziesięciu czy kilkuset kontaktów, w zależności od skali przedsięwzięcia. Konieczność wykonania wspomnianych wcześniej procedur jest na tyle skomplikowana, a przede wszystkim czasochłonna, że popularny i bardziej ekonomiczny staje się outsourcing – obsługa danych przez zewnętrzną, wyspecjalizowaną firmę.

Pracę w modelu outsourcingowym zwykle rozpoczyna się od przeprowadzenia audytu. Na tej podstawie firma zewnętrzna przygotowuje formuły zgody na przetwarzanie informacji pozyskiwanych od uczestników danej akcji promocyjnej. Gdy zostanie to przygotowane zajmuje się wprowadzeniem danych do systemu i weryfikacją, czyli czyszczeniem z duplikatów i uzupełnieniem o tzw. braki informacji możliwe do ustalenia przez ekspertów. Taka personalizacja kontaktów pozwala na późniejsze prowadzenie bardziej selektywnych akcji marketingowych np. do wybranych grup docelowych (seniorzy, kobiety 25-35 lat etc.). Outsourcing obsługi baz danych opłaci się wszędzie tam, gdy planowane jest wykorzystanie pozyskanych kontaktów do późniejszych akcji marketingowych czy informacyjnych.

Brak znajomości procedur postępowania z danymi osobowymi może sporo kosztować – na firmę nieprzestrzegającą zaleceń GIODO nakładane są wysokie kary finansowe lub zakaz przetwarzania danych osobowych.

R E K L A M A 

XIII SHOPPING CENTER FORUM & TRADE FAIR 2011

8-9 września 2011, Hotel Hilton, Warszawa

Nasza konferencja to najważniejsze spotkanie profesjonalistów służące wymianie opinii i poglądów na temat rynku centrów handlowych. Edycja wrześniowa została wzbogacona o Targi Nieruchomości i Inwestycji Handlowych. Weźmie w nich udział około 40 wystawców: deweloperów, inwestorów, firm doradczych i usługowych.

Swój udział zgłosiło już ponad 550 osób reprezentujących 250 firm.

Zapraszamy do udziału !