Opłata eksploatacyjna to najważniejsza, zaraz po czynszu, należność jaką najemca płaci wynajmującemu na podstawie umowy najmu lokalu użytkowego w centrum handlowym- przypomina mec. Robert Szczepanek z kancelarii Causa Finita.

-Jak sama nazwa wskazuje, pokrywa ona koszty eksploatacji budynku poniesione przez wynajmującego. Nie stanowi ona z reguły dochodu wynajmującego – tworzy raczej fundusz, którym wynajmujący zarządza we wspólnym interesie swoim i najemców. Stąd co roku pojawia się po stronie wynajmującego potrzeba rozliczenia opłat eksploatacyjnych z najemcami centrum. Sposób takiego rozliczania może niekiedy stwarzać poważne trudności zarówno dla najemcy, jak i wynajmującego.

Katalog wydatków, na które przeznaczone są środki z opłaty eksploatacyjnej, określany jest zwykle
w umowie najmu. Standardowo zaliczają się do nich: podatek od nieruchomości, koszty ubezpieczenia budynku, wszelkie wydatki związane z przestrzeganiem wymogów nałożonych przez organy władzy publicznej w związku z konserwacją naprawami, wymianą, odnowieniem, eksploatacją i użytkowaniem budynku oraz wszelkie inne wydatki niezbędne do prawidłowego funkcjonowania budynku i nieruchomości, na której jest położony.

Zazwyczaj wynajmujący tworzy odrębny fundusz, na którym gromadzi uzyskiwane środki. Fundusz  ten ma być zbilansowany tzn. wystarczać na pokrycie wszystkich kosztów wspólnych centrum. Jest to o tyle istotne, że w sytuacji, kiedy wydatki współne centrum przewyższają przychody z opłat eksploatacyjnych, wynajmujący nie może pokryć takiego deficytu z własnej kieszeni. Wynajmujący to bowiem z reguły spółka celowa silnie związana umową z bankiem. Umowa taka narzuca najczęściej na inwestora obowiązek utworzenia odrębnego rachunku bankowego dla potrzeb poboru opłaty eksploatacyjnej. Rachunek ten nie może być zasilany środkami z rachunku przeznaczonego na płatności czynszowe – ten rachunek służy z kolei obsłudze finansowania centrum. Jeżeli zatem zdarzy się deficyt w budżecie administracyjnym, wspólnicy spółki celowej bedącej wynajmującym najczęściej zmuszani są do dokonywania dopłat lub udzielania spółce pożyczek. Kolejne przykre konsekwencje takiego deficytu mogą spotkać dewelopera w momencie finalizowania transakcji sprzedaży centrum handlowego. Przy ustalaniu ceny sprzedaży, kwota deficytu w budżecie administracyjnym centrum jest bowiem z reguły odejmowana od dochodu z czynszu najmu. To zaś istotnie obniża wartość projektu.
Deficyt w budżecie eksploatacyjnym występuje z reguły wtedy, gdy wynajmujący nie doszacuje wysokości kosztów wspólnych centrum, a w umowach z najemcami brak jest mechanizmów pozwalających na swobodne dociążenie najemców powstałym niedoborem.

Kwestia ta staje się zresztą w realiach rynku najemców coraz bardziej drażliwa. Coraz powszechniejsza jest praktyka – wynikająca z niezrozumienia przez najemców istoty funduszu administracyjnego – wyłączania możliwości rozliczania przez wynajmującego opłat eksploatacyjnych po zakończeniu danego roku lub też ograniczania możliwości ewentualnych dopłat do niedoboru w budżecie administracyjnym.

O ile wynajmujący przewiduje w swoim centrum tych najemców, na rzecz których zmuszony będzie poczynić ustępstwa w zakresie rozliczania opłat eksploatacyjnych, w standardowym wzorze umowy najmu należy bardzo wyraźnie podkreślić, iż wynajmujący przy określaniu stawek opłat eksploatacyjnych uprawniony jest do odmiennego traktowania pewnych najemców. Należy bowiem pamiętać że polski ustawodawca dąży do zapewnienia jednakowej ochrony podmiotom znajdującym się w takiej samej sytuacji. Dlatego, aby uniknąć problemów z najemcami standardowymi i deficytem w budżecie eksploatacyjnym, należy wprost w umowie wskazać, przynajmniej hasłowo, sposób rozliczania budżetu administracyjnego centrum handlowego po zakończeniu danego roku obrotowego.
By postępowanie wynajmującego było w maksymalnym stopniu transparentne i nie budziło wątpliwości najemców, rozliczenia opłat eksploatacyjnych winno odbywać się w etapach. Najemców winno się podzielić na grupy w zależności od stopnia uprzywilejowania w kontekście uzgodnionego sposobu rozliczania opłat eksploatacyjnych. Samo zaś rozliczenie winno być dokonywane grupami, od najemców najbardziej uprzewilejowanych do najemców standardowych. Po rozliczeniu danej grupy najemców, należne od nich za dany rok opłaty eksploatacyjne odejmuje się od budżetu administracyjnego za ten rok, zaś powierzchnię ich sklepów odejmuje się od GLA centrum. Proporcje dla kolejnej grupy liczy się z uwzględnieniem pomniejszonych w powyższy sposób wartości budżetu i GLA.