Rozliczanie kosztów wspólnych – jak jest, a jak powinno być?

Centrum handlowe

Centrum handlowe

Koszty wspólne powinny być dzielone na całą powierzchnię przeliczeniową GLA. Koszty przypadające na powierzchnię niewynajętą powinny przypadać na właściciela, nie powinny stanowić kosztów najemców. Wszystkie koszty powinny być rozliczane w złotych polskich. Koszty badań marketingowych oraz systemów zliczania przepływu klientów powinny stanowić składnik kosztów wspólnych jedynie w przypadku, gdy ich wyniki podawane są do wiadomości najemców – to jedne z najważniejszych postulatów PSNPH dotyczące rozliczania kosztów wspólnych i eksploatacyjnych w polskich centrach handlowych.

W opinii przedstawicieli PSNPH niedopuszczalne jest uzyskiwanie marży przez właściciela lub zarządcę na usługach/mediach dostarczanych do obiektu.

– Jeżeli rynek dostaw usług/mediów jest rynkiem wolnym, to wybór dostawcy powinien odbywać się na zasadzie wyboru najkorzystniejszej oferty. Koszty usług/mediów powinny być zgodne z cennikami dostawców. Koszty wszystkich usług powinny być co najwyżej średnimi cenami rynkowymi, zgodnie z zasadą właściwej relacji ceny do jakości oraz racjonalnego wykorzystania posiadanych zasobów (kontrola czystości, punkty kontrolne ochrony). Jeśli opłata za energię obejmuje pow. administracyjne, to najemca ma prawo do korzystania bez dodatkowych opłat z infrastruktury administracyjnej centrum handlowego (np. sala konferencyjna) – czytamy w kodeksie opracowanym przez PSNPH we współpracy z kancelarią radcy prawnego Jacek Sokołowski.

Jak informują przedstawiciele sieci handlowych należących do PSNPH, do najczęściej stosowanych przez wynajmujących niewłaściwych praktyk należy m.in. nieinformowanie najemców o treści zawieranych umów, najemcy – płatnicy nie mają świadomości za co i na jakich zasadach płacą, nierynkowe koszty usług, brak procedur konkursowych wyłanianiu usługodawców, ujmowanie w rozliczeniu opłat eksploatacyjnych powierzchni niewynajętych, (nie)uzasadnione różnicowanie stawek wobec najemców (anchor tenants).

Najlepszą praktyką, w opinii ekspertów, zmierzającą do poprawy sytuacji najemców jest stosowanie katalogu zamkniętego kosztów eksploatacyjnych/wspólnych. Jeżeli katalog ma charakter otwarty, bezwzględnie należy w nim umieścić listę kosztów wyłączonych/nieakceptowanych – postulują przedstawiciele PSNPH.

PSNPH apeluje o konieczność pełnej przejrzystości w zakresie kosztów wspólnych.

– Właściciel/ zarządca powinien określić sposób i formę informowania najemców o kosztach za ostatni okres rozliczeniowy oraz o przewidywaniach na kolejny okres z opisem i wytłumaczeniem powodów zmian. Właściciel/zarządca powinien wydzielić koszty marketingowe (i opłaty na ten cel) z ogólnych kosztów eksploatacyjnych i na bazie otrzymanej kwoty stworzyć budżet marketingowy – jawny dla najemców. Właściciel/zarządca powinien zezwolić na przeprowadzenie audytu kosztów i ich rozliczenia przez audytora zatrudnionego przez najemców – wymienia PSNPH.

PSNPH proponuje także rozliczanie kosztów wspólnych ryczałtem. Zaletą w tym przypadku będzie pełna przewidywalność w zakresie kosztów ponoszonych przez najemcę.

Z kolei przy wyborze rozliczenia zaliczkowego PSNPH sugeruje ustalenie w umowie najmu jasnych i przejrzystych zasad podnoszenia wysokości opłat eksploatacyjnych, a najlepiej ustalenie górnej granicy, powyżej której nie mogą one wzrosnąć, wprowadzenie do umowy postanowień precyzujących uprawnienia kontrolne najemcy oraz raportowanie i audyt.

Najlepszą praktyką, zdaniem ekspertów PSNPH, jest uniemożliwienie swobody przejścia wynajmującego z formy ryczałtowej rozliczania kosztów eksploatacyjnych/wspólnych na zaliczkę. Wyłączny wybór wynajmującego jest niedopuszczalny z punktu widzenia racjonalnego gospodarowania kosztami przez wynajmującego, a tym samym budżetowania najemcy. Różnicowanie stawek opłat wspólnych wobec różnych najemców.

Przypomnijmy: rozliczanie kosztów wspólnych było jednym z tematów II Seminarium PSNPH pt. Koszty wspólne w centrach handlowych – razem czy osobno. Wydarzenie odbyło się  11 marca 2014 roku w Warszawie i spotkało się z dużym zainteresowaniem ze strony przedstawicieli sieci handlowych.

– Sądzę, że nie tylko dla naszej marki temat ostatniego spotkania dotyczący rozliczania kosztów wspólnych w centrach handlowych jest obecnie bardzo ważnym elementem umów najmu oraz negocjacji z wynajmującymi. Analizując określoną lokalizację, bierzemy pod uwagę całość miesięcznych obciążeń w danym centrum i na tej podstawie oceniamy możliwą rentowność danego sklepu. W związku z tym fakt, że w trakcie okresu najmu na najemcę nakładane są duże podwyżki opłat wspólnych lub w konsekwencji rozliczeń pojawiają się wysokie niedopłaty, może spowodować, że pomimo bardzo dobrych obrotów nie osiągniemy zakładanego wyniku w danej lokalizacji. Niestety, bardzo często wynajmujący nie chcą rozmawiać na temat korzystnego dla stron rozwiązania tej sytuacji. Liczę, że dzięki wspólnym dyskusjom na trudne tematy, jakimi m.in są kwestie rozliczania opłat wspólnych, uda się w przyszłości wypracować rozwiązania pozwalające na lepszą współpracę pomiędzy najemcami a wynajmującymi w centrach handlowych w Polsce – powiedziała Barbara Has, Expansion Manager Orsay, Ordipol sp. z o.o.

– Na seminarium poruszano ciekawą tematykę, zwłaszcza dla najemcy, który nie jest tzw. anchorem i w większym stopniu partycypuje w kosztach wspólnych w przeliczeniu na mkw. wynajętej powierzchni. Szczególnie interesująca prezentacja dotycząca audytu rozliczenia kosztów w jednym z centrów handlowych zrealizowana wspólnie na zlecenie kilku najemców. Doskonały przykład na skuteczne wyegzekwowanie zmian w sposobie rozliczeń – powiedziała Agnieszka Sołtysiak, dyrektor handlowy, Olsen Fashion sp. z o.o.

– Temat dotyczący audytu kosztów utrzymania części wspólnych centrum handlowego uświadomił, jak duża dowolność, arbitralność, a często zwykła nieuczciwość potrafi kierować wynajmującymi przy naliczaniu opłat wspólnych. Już wykorzystałem przekazane informacje przy redakcji jednej z umów najmu lokalu w galerii handlowej – powiedział Tomasz Stefańczyk, starszy prawnik, Alior Bank.

– Mam nadzieję, że sytuacje z lat ubiegłych, kiedy wynajmujący nie widział celu w szukaniu oszczędności w wydatkach eksploatacyjnych przy równoczesnym zachowaniu jakości, już nie będą się powtarzać – podsumowała Katarzyna Dąbrowska, Expansion&Investment Director, Douglas Polska sp. z o.o.

 

Tagi:

Reklama

SCF 2017 Spring 1-15.12.2016