Agnieszka Zdunicz- Skośkiewicz, dyrektor Retail Property Management, DTZ Polska
Agnieszka Zdunicz- Skośkiewicz, dyrektor Retail Property Management, DTZ Polska

Kiedy wskazane jest przygotowanie audytu organizacyjnego i technicznego dla centrów handlowych?

Przejęcie nieruchomości w zarząd to najważniejsze wydarzenie z punktu widzenia przyszłego zarządcy. To wówczas musi być przeprowadzona dokładana analiza stanu budynku i szczegółowo wypunktowane kwestie mające wpływ na bezpieczeństwo i ewentualne ryzyko. Nowy zarządca nieruchomości swoim podpisem akceptuje istniejące wątpliwe aspekty i odpowiada za nie nawet jeśli to poprzednik ich nie dopilnował. Dlatego DTZ przed przejęciem nieruchomości audytuje budynek w ten sposób, by nie pozostawić wątpliwości, co było niewykonane lub wykonane niezgodnie ze sztuką. Istotne jest również, iż wówczas możemy przedstawić właścicielowi plan naprawczy, nie tylko dotyczący kwestii technicznych, ale również pozostałych serwisów i nawet działań marketingowych.

Jak wygląda taki audyt – krok po kroku?

Każdy audyt jest planowany z góry i audytowani z góry znają zakres kontroli. Nie ma fizycznej możliwości sprawdzenia w budynku dokumentacji technicznej, kwestii operacyjnych, znajomości obiektu przez firmy serwisowe i pozostałych tematów podczas jednego spotkania. Każdy budynek sprawdzany jest przez wewnętrznych audytorów minimum dwa razy do roku i za każdym razem weryfikowane są inne tematy oraz realizacja zaleceń z poprzedniego audytu. Audyty prowadzone są zawsze na kilku płaszczyznach, tak by weryfikacja była możliwie jak najbardziej szeroka i nie ograniczała się jedynie do wybranego zagadnienia. Przykładowo audyt, który skupia się wokół Health& Safety obejmuje także elementy związane za ochroną środowiska oraz utrzymaniem technicznym. Można powiedzieć, że temat przewodni audytu wskazuje punkty wkraczające spoza planowanej agendy oraz problemy, które mogą być zauważone tylko i wyłącznie z szerokiej perspektywy. Po każdym audycie przygotowywany jest szczegółowy raport przedstawiający weryfikowane zagadnienia i ustalenie kolejnych kroków dla zespołu. Raport z audytu wraz z zaleceniami stanowi mocny feedback dla całej organizacji w procesie ciągłego ulepszania.

Proszę podać przykład podjętych po audycie działań dla obiektu handlowego.

Audyt techniczny wykonywany w nieruchomości obejmował warstwę techniczną oraz jakość wykonanych przeglądów. Ponieważ część prac miała przesunięte terminy realizacji w stosunku do harmonogramu, oraz książka zleceń wskazywała na skokowe realizowanie napraw i prac dodatkowych audytorzy sięgnęli do informacji o procedurze zamówień. Zakupy w nieruchomości w zakresie materiałów eksploatacyjnych oraz podzespołów dokonywane były w momencie kończenia się zapasów. Zmienny czas realizacji zamówień oraz korzystanie z różnych poddostawców wielokrotnie wpływało na czas realizacji, co w konsekwencji wpływało na komfort i zadowolenie użytkowników. Jednocześnie osoba kontrolująca stany magazynowe podzespołów dokonywała zamówień w momencie, gdy ilość danych materiałów (np. źródeł światła) się kończyła. Lista dostawców wybierana była wg. kryterium centy. Korzystając z narzędzi DTZ i prognozowania zakupów proces dostaw materiałów eksploatacyjnych spowodował, że wszelkie wymagane materiały znajdują się w obiekcie, a czas dostaw podzespołów skrócił się do bezwzględnego minimum. Jednocześnie ograniczenie ilości dostawców przełożyło się na końcową cenę materiałów dla nieruchomości.

A czym jest audyt dla dewelopera – to szansa czy obowiązek?

Dla dewelopera, właściciela audyt powinien kojarzyć się przede wszystkim z bezpieczeństwem i oszczędnością pieniędzy. Bezpieczeństwo osób, które z danej nieruchomości korzystają jest bez wątpienia kluczowe dla właściciela nieruchomości. Celowo wprowadziliśmy audyty, by niebezpiecznych sytuacji uniknąć i by nasi klienci byli przekonani, że zespół wykwalifikowanych specjalistów w DTZ im to zapewnia. Oszczędności są zawsze, choć czasem mogą nie są widoczne od razu. Bywa, że w wyniku audytów umów najmu znajdujemy koszty, które dotychczas bezzasadnie obciążały właściciela znajdujemy możliwości korzystania z gwarancji na pewne urządzenia zamiast odpłatnego zlecania firmie technicznej.