Transakcja finansowa, Shutterstock

 

Transakcja finansowa, Shutterstock

Poza standardowymi elementami zarządzania nieruchomością, warto poświęcić uwagę kwestiom finansowym, takim jak zbudowanie modelu przepływu środków pieniężnych, prawidłowa organizacja procesu gromadzenia informacji czy organizacja procesu fakturowania i rozliczania najemców.

Zbuduj model przepływu środków pieniężnych

Pierwszą kwestią jest prawidłowe zbudowanie modelu przepływu środków pieniężnych. Najczęściej model taki jest budowany pod kątem wymagań umowy kredytowej i zależy od modelu przyjętego przez bank. Zwykle jest on zbudowany z trzech lub czterech głównych rachunków bankowych, w tym: rachunek bankowy przeznaczony do obsługi czynszów, rachunek bankowy przeznaczony do obsługi składek i kosztów eksploatacyjnych, rachunek bankowy przeznaczony do obsługi składek i kosztów marketingowych oraz rachunek bankowy przeznaczony do obsługi depozytów gotówkowych. W zależności od wielkości budynku, a zatem liczby najemców, można ten obieg pieniędzy odpowiednio usprawnić i zoptymalizować. Warto zwrócić uwagę na zasady działania rachunku bankowego przeznaczonego do obsługi depozytów wpłacanych przez najemców. Co do zasady, rachunek depozytowy jest własnością spółki, ale środki wpłacane tam przez najemców są zabezpieczeniem umowy najmu i nie powinny być przedmiotem obrotu przez właściciela budynku. Często umowy najmu stanowią, że odsetki uzyskane przez właściciela nieruchomości powinny być dopisywane bezpośrednio do depozytu lub przekazywane najemcy w zdefiniowanych interwałach czasowych. Nieprawidłowe, bądź nieuważne założenie rachunków bankowych, rodzi bardzo poważne konsekwencje dla zarządcy oraz dla dewelopera, który może utracić swą wiarygodność na jednym z najbardziej wrażliwych obszarów, jakim jest rzetelne zarządzanie środkami pieniężnymi. Dlatego, tak ważne jest wykorzystywanie przez zarządcę odpowiednich narzędzi do zarządzania tymi środkami.

Prawidłowa organizacja procesu gromadzenia informacji

Drugim obszarem, w którym zarządca może pomóc na wczesnym etapie inwestycji, jest prawidłowa organizacja procesu gromadzenia informacji niezbędnej do prawidłowego ustalenia podstawy opodatkowania podatku do nieruchomości. Część tego podatku jest relatywnie prosta do ustalenia, gdyż zależy od wielkości powierzchni podlegającej opodatkowaniu, natomiast część dotycząca budowli, ustalana jest na podstawie wartości tychże budowli. Ta część często przysparza kłopotów. Zarządca wspólnie z inwestorem, może ustalić zasady ewidencji wydatków inwestycyjnych, zasady obiegu dokumentów dotyczących inwestycji oraz przechowywania dokumentów źródłowych. Właściwe przygotowanie zestawień dotyczących inwestycji oraz bieżące ich uzgodnienie do ksiąg rachunkowych, jest podstawowym warunkiem gwarantującym rzetelne ustalenie wspomnianej podstawy opodatkowania budowli. Niestety z praktyki wiemy, że bardzo często zestawienia te są niekompletne lub ich w ogóle nie ma. Sytuacja taka prowadzi do konieczności ich odtworzenia przez zaangażowanie niezależnego zespołu, który na podstawie dostępnych informacji ją określi. Często się zdarza, że trzeba tę wartość zweryfikować po kilku lub kilkunastu latach od daty zakończenia inwestycji, co ze względu na brak lub niekompletność dokumentacji jest trudne, lub też nawet niemożliwe do wykonania. Koszt takiej operacji jest wtedy bardzo wysoki, a ryzyko obciążenia potencjalnymi karami przez urzędy wysoce prawdopodobny.

Organizacja procesu fakturowania i rozliczania najemców

Kolejnym obszarem, na który warto zwrócić uwagę, jest organizacja procesu fakturowania i rozliczania najemców. Ta teoretycznie prosta operacja jest bardzo często traktowana przez deweloperów oraz właścicieli nieruchomości bez należytej uwagi. Przygotowanie standardowego, okresowego procesu fakturowania wymaga posiadania odpowiednio zaprojektowanych i na bieżąco aktualizowanych baz danych, dzięki którym można automatyzować proces fakturowania, tak aby zawsze były wystawiane i wysyłane terminowo i bezbłędnie. Prawidłowo przygotowane bazy danych pomogą również w rzetelnym, transparentnym przygotowaniu wszelkich rozliczeń wynikających z zapisów w umowach najmu. Należy podkreślić, że aktualna sytuacja na rynku najmu nieruchomości komercyjnych, którą możemy określić mianem „rynku najemcy” powoduje, że wynajmujący są bardziej, niż kilka lat temu, skłonni do negocjacji zapisów w umowach najmu dotyczących tego obszaru. Najemcy coraz częściej modyfikują zapisy dotyczące rozliczeń kosztów w sposób, który jest dla nich jak najkorzystniejszy. To powoduje konieczność bieżącego budowania finansowego modelu rozliczeniowego z uwzględnieniem bardzo wielu indywidualnych opcji wynegocjowanych przez najemców. Bieżące budowanie modelu ma na celu zapobieżenie sytuacji, w której chęć podpisania jakiejkolwiek umowy z najemcą powoduje, że projekt tak traci na wartości z finansowego punktu widzenia, że staje się nierentowny i właściciel staje przed koniecznością dofinansowywania tego obszaru. Prawidłowe przygotowanie tego typu modeli wymaga odpowiedniego przygotowania i doświadczenia, które może zagwarantować niezależny, profesjonalny zarządca nieruchomości.

Robert Kubiak, Associated Director, Szef Działu Finansów i Systemów Biznesowych w Dziale Kompleksowych Usług dla Nieruchomości Savills. Robert Kubiak odpowiada za nadzór nad zespołem zarządców nieruchomości ds. finansów oraz wdrożenie i rozwój systemów informatycznych wykorzystywanych w Savills. Specjalizuje się w zarządzaniu informacją, w szczególności w raportowaniu komercyjnym i finansowym, budżetowaniu, sprawozdawczości finansowej i due dilligence.

Savills jest partnerem merytorycznym Shopping Center Forum 2014 Fall Edition.