Technologie IT w utrzymaniu obiektów handlowych

Centrum handlowe

Centrum handlowe

Po stronie przychodów i księgowości firmy zarządzające centrami handlowymi świetnie panują nad sytuacją przy pomocy mniej lub bardziej zintegrowanych systemów ICT. Dostępna jest szeroka oferta oprogramowania, które pozwala zarządzać komercjalizacją obiektów, umowami najmu i powierzchniami z punktu widzenia ich komercyjnego wykorzystania.

Znaczenie mniej rozpowszechnione są oprogramowania, które pozwalają efektywnie zarządzać eksploatacją obiektów. Niewiele jest rozwiązań informatycznych, które zmieściłyby się w budżetach centrów handlowych, a pozwalały na zintegrowane zarządzanie obiektem (facility management) zarówno w części ‘hard FM’, czyli techniki i struktury budynku, jak i w części ‘soft FM’, czyli utrzymania czystości, ochrony, świadczenia usług typu consierge, ‘help-desk’ (platforma komunikacyjna dla klientów i użytkowników) i ‘service-desk’ (platforma komunikacyjna dla usługodawców zewnętrznych i własnych zespołów eksploatacyjnych). Problemy, które często nie mają zintegrowanego wsparcia informatycznego w obiektach handlowych i ich sieciach to: projektowanie usług i kalkulacja cen – możliwość modelowania efektów finansowych, na przykład utrzymania czystości; zarządzanie jakością usług i serwisów wewnętrznych; SLA czyli umowy usługowe, wyposażone w ilościowe parametry i kalendarze terminowe; zarządzanie zgłoszeniami, usterkami i egzekucja umów serwisowych oraz zdalny nadzór nad funkcjonowaniem techniki w obiekcie lub w rozproszonych loka lokalizacjach.

Nie jest sensowne angażowanie do tego celu oprogramowania najcięższego kalibru – tego z najwyższej (IBM Maximo, IBM Tririga,Archibus), czy też nawet z nieco niższej półkicenowej (jak iffm GIS wdrażane ostatnio do zarządzania aktywami szpitali). Atrakcyjne natomiast stają się oprogramowania ‘lekkie’, oferowane w wersji lokalnej (w sieci wewnętrznej i na serwerach użytkownika) lub w wersji SaaS (Software as a Service), to jest jako ‘wynajem’ za ryczałtową opłatą miesięczną, zlokalizowanych razem z odpowiednimi bazami danych na bezpiecznych serwerach zewnętrznych(czyli ‘w chmurze’). Dostęp do tych ostatnich odbywa się przez dedykowaną stronę www z kodowanym dostępem. Strona użytkownika jest profilowana w zależności od jego roli: inny dostęp ma administrator, inny osoba odpowiedzialna za technikę, inny najemca, itd. Niektóre z tych programów, czy raczej systemów swoim zakresem obejmują wsparcie wszystkich procesów związanych z twardym lub miękkim FM (np. iGPM), inne (np. Singu) obejmują część funkcjonalności. Wśród dostępnych funkcjonalności znajduje się aktywna grafika rzutów pięter z pomieszczeniami i lokalizacją urządzeń technicznych, pozwalająca na filtrowanie danych graficznych według różnych kryteriów (np. typ podłogi, najemca, sposób użytkowania pomieszczeń)oraz opis techniczny nieruchomości (powierzchnie, rozdaje pomieszczeń, wielkości przeszkleń, typy podłóg, wyposażenie w media, urządzenia, kategorie czystości) jak i wszelkie informacje prawne o obiekcie, kontrolach i protokołach wymaganych m.in. przez KOB.

Informacje graficzne i opisowe wraz z pełnym rejestrem i opisem pomieszczeń pozwalają na prowadzenie i gromadzenie wyników kontroli jakości np. utrzymania czystości, ale także gromadzenie informacji o ilości i lokalizacji awarii konkretnych urządzeń, czy np. o częstości i lokalizacji zgłoszeń usterek w zakresie sprzątania. Oprogramowania wspierające twarde FM mają funkcjonalności dotyczące zarządzania umowami serwisowymi. Na podstawie SLA(określającej na przykład częstość i wymagany standard sprzątanie) lub dokumentów gwarancyjnych urządzeń pozwalają na prowadzenie kalendarzy kontroli i serwisów gwarancyjnych czy okresowych przeglądów. Ciekawostką oprogramowania iGPM jest na przykład możliwość zdalnego podglądu i alertowania dla podłączonych do systemu urządzeń (zdalny BMS). Niemniej ważnym narzędziem dla administracji centrum handlowego jest posiadanie webowej platformy komunikacyjnej (oferowanej na przykład przez oprogramowanie Singu), obejmującej funkcje zarówno typu service-desk, to jest między administracją obiektu, a firmami czy zespołami serwisowymi, jaki i typu help–desk, ew. consierge, między administracją, a najemcami, recepcją, użytkownikami obiektu handlowego.

Wykorzystanie opisywanych platform informatycznych to przede wszystkim większa dyscyplina procesów biznesowych. Korzyści z systemów to kontrola kosztów, rygor aktualizacji danych, nadzorowanie terminów, dostępność wszystkich danych ‘na kliknięcie’, ale w szczególności to analizy danych historycznych i różne formaty raportów. Zarządzanie jakością usług i kosztami w wielkopowierzchniowych obiektach wymaga bezwzględnie tego typu platform IT: np. śledzenie trendów w jakości sprzątania, czy ilości usterek, kosztów energii, awaryjności urządzeń.

Dodatkową korzyścią jest image profesjonalizmu w oczach najemców i użytkowników obserwujących personel posługujący się tabletami lub doceniających reakcję serwisów i możliwość śledzenia zgłoszeń. Szukać należy takich programów, które pozwalają na gromadzenie informacji i zarządzanie procesami na podstawie inwentaryzacyjnych danych o pomieszczeniach i urządzeniach. Programów, które umożliwiają ich lokalizację i opis szerokim zestawem cech. Wtedy możliwy stanie się precyzyjne zarządzanie kosztami i jakością usług związanych z eksploatacją obiektów.

Krzysztof Görlich jest prezesem spółki Aspen sp. z o.o. Aspen jest polską grupą firm usługowych wysoko wyspecjalizowaną w rozwiązywaniu problemów utrzymania budynków usług we wszelkiego rodzaju obiektach, które klienci powierzają firmie w ramach procesu outsourcingu.

Tagi:

Reklama

SCF 2017 Spring 1-15.12.2016