JLL: opłaty eksploatacyjne w centrach handlowych – jak znaleźć złoty środek

Centrum handlowe, Shutterstock

Centrum handlowe, Shutterstock

Jako zarządcy kilkunastu centrów handlowych w Polsce coraz częściej spotykamy się z sytuacją zwiększonej presji ze strony najemców na obniżanie kosztów eksploatacyjnych. Czy jest to działanie uzasadnione, przemyślane i przynoszące najemcom wymierne korzyści?

Spróbujmy odpowiedzieć na to pytanie i zastanowić się, jakie podejście do kosztów utrzymania nieruchomości jest tak naprawdę najlepsze.

Komunikacja

W Dziale Zarządzania Nieruchomościami JLL koszty wspólne definiujemy jako sumę rzeczywistych, uzasadnionych kosztów związanych z bieżącym funkcjonowaniem obiektu. Wszystkie rozliczenia kosztów wspólnych powinny być odpowiednio udokumentowane i zakomunikowane, tak aby wszystkie strony – właściciel, najemca i zarządca – miały jasność, co do rodzaju i poziomu wydatków w trakcie roku. Wszystkie wydatki powinny być transparentne i w odpowiedni sposób skatalogowane. Komunikacja z najemcą musi być prowadzono w sposób stały i otwarty. Najemcy, czyli podmioty faktycznie pokrywające większość wydatków związanych z utrzymaniem obiektu, powinni mieć możliwość zwrócenia się do zarządcy z każdym pytaniem i wątpliwością dotyczącą sposobu wydatkowania ich pieniędzy, zarówno po otrzymaniu rozliczenia rocznego, jak i na bieżąco. Często taki bieżący dialog pomiędzy zarządcą a najemcami przyczynia się do jeszcze lepszych rozwiązań i większych oszczędności. Niektórzy najemcy kontaktują się z zarządcą w celu ustalenia obniżenia kosztów również poprzez swoich przedstawicieli specjalizujących w konkretnych obszarach jak np. Specjalista ds. Energii, czy Specjalista ds. Kontroli Kosztów.

Przetargi

Do jednego z najważniejszych obowiązków zarządcy centrum należy wybranie dostawcy usług/produktów w drodze przetargu/konkursu ofert. W Dziale Zarządzania Nieruchomościami JLL wszyscy zarządcy są zobowiązani do przeprowadzania regularnych przetargów co najmniej raz na dwa lata na wszystkie główne usługi. Jest to jedna z kilkunastu procedur operacyjnych stosowanych na bieżąco w Dziale Zarządzania Nieruchomościami JLL. Nasza wewnętrzna procedura przetargowa ma zapewnić pełną transparentność procesu przetargowego, jego sprawne przeprowadzenie, a przede wszystkim zagwarantować najlepszy stosunek ceny do jakości możliwy do osiągnięcia w aktualnych warunkach rynkowych. W JLL posiadamy również aktualizowaną na bieżąco listę preferowanych dostawców usług, których nasi zarządcy rekomendują na podstawie długoletniej, dobrej współpracy i którzy cieszą się naszym zaufaniem.

Świadomość i bezpieczeństwo

Dobra komunikacja z najemcą pozwala uniknąć szeregu nieprzyjemnych sytuacji związanych z brakiem wiedzy dotyczącej rzeczywistych potrzeb związanych z funkcjonowaniem obiektu handlowego. Jednym z najważniejszych elementów kosztów eksploatacyjnych są wydatki związane z zapewnieniem bezpieczeństwa. Dlatego też każdy właściciel obiektu handlowego musi zapewnić odpowiednie nakłady na profesjonalną ochronę, systemy bezpieczeństwa, systemy przeciwpożarowe i inne kwestie techniczne. Presja ciągłego obniżania kosztów np. fizycznej ochrony powoduje większą rotację pracowników, a co za tym idzie niższą jakość usług. Nie zapominajmy o tym, że kwestie bezpieczeństwa w centrach handlowych mają znacznie większe znaczenie niż np. w biurowcach, przede wszystkim z uwagi na znacznie większą ilość odwiedzających. Aby zapewnić odpowiednią ochronę zarówno najemcom, jak i klientom, należy inwestować na bieżąco w utrzymanie wszystkich znajdujących się w budynku systemów i instalacji – ich sprawność i bezawaryjność może zapewnić tylko profesjonalna i doświadczona, choć nie zawsze najtańsza, ekipa techniczna.

Komfort, atrakcyjność, reklama

Nie możemy zapomnieć również o tym, że właściciele i zarządcy centrów handlowych oprócz bezpieczeństwa muszą zapewnić też bardzo wysokie standardy, jeśli chodzi o funkcjonalność, komfort i atrakcyjność obiektów. W atmosferze coraz ostrzejszej konkurencji offline i online oraz coraz szybszego tempa zmian, właściciele obiektów działają pod nieustanną presją coraz to nowych inwestycji w swoje centra – zarówno w rozległe przebudowy budynków, jak i w nowe wykończenia powierzchni wspólnych, odświeżanie parkingów, wymianę małej architektury i nośników reklamowych. Coraz bardziej świadomy i wybredny klient oczekuje nowoczesnych, jasnych wnętrz (najchętniej oświetlonych światłem dziennym), LEDowych znaków kierunkowych, dotykowych ekranów, reklam na nowoczesnych wyświetlaczach, a nie w ramkach, wygodnych foteli zamiast ławek, żywych roślin, a nie plastikowych atrap. Aby nadążyć za dzisiejszym konsumentem i zachęcić go do wizyty w centrum handlowym, niezbędne są inwestycje kapitałowe po stronie właściciela, a następnie pokrywanie kosztów bieżących utrzymania nowoczesnych i modnych rozwiązań.

Obniżanie kosztów

Zadaniem każdego dobrego zarządcy jest poszukiwanie sposobów obniżenia kosztów w sposób racjonalny, nie powodujący obniżenia jakości i odwiedzalności centrum. Są wydatki na które mamy wpływ, i takie, na które wpływu nie mamy. W każdej umowie najmu jest katalog kosztów i ściśle określona ilość powierzchni najmu w stosunku do powierzchni całego centrum handlowego. Każdy najemca stosuje własny system rozliczeń, wagi, rozwiązania. Najemcy broniąc się przed nadmiernymi, w ich opinii, kosztami, pragną przerzucić ich część na właściciela. Zarówno najemca, jak i właściciel powinni zrozumieć nawzajem swoje racje, kierować się zdrowym rozsądkiem i w każdym przypadku starać się dojść do porozumienia.

Porady dla najemców

Jeżeli najemca chce funkcjonować w obiekcie zadbanym, bezpiecznym, atrakcyjnym, estetycznym i modnym, musi mieć świadomość kosztów utrzymania wysokiej jakości centrum.
W obecnych warunkach rynkowych, gdy mamy ponad 12,47 mln mkw. w ramach centrów handlowych (8,89 mln mkw.), parków i wielkopowierzchniowych magazynów handlowych (3,39 mln mkw.) oraz centrów wyprzedażowych – 0,19 mln mkw, konkurencja jest zbyt duża, aby skupiać się tylko na obniżaniu kosztów eksploatacyjnych bez świadomości konsekwencji takiej polityki. Trzeba znaleźć złoty środek, aby właściciel centrum nie zbankrutował, a najemca cieszył się z rosnącej liczby klientów.

Porady dla właścicieli

Jeżeli właściciel chce uniknąć nieporozumień i konfliktów z najemcami, powinien w sposób bardzo przejrzysty i precyzyjny określać sposoby rozliczania kosztów eksploatacyjnych już na etapie uzgadniania zapisów w umowach najmu. Zbytnie komplikowanie umów w tym zakresie może być powodem nieporozumień w przyszłości.

Sytuacja zwiększonej presji ze strony najemców na obniżanie kosztów eksploatacyjnych oraz próby przerzucania kosztów ich działalności na właścicieli obiektów handlowych utrudniają zarówno funkcjonowanie istniejących centrów handlowych, jak i rozwój tego segmentu rynku w szerszej perspektywie. Inwestor, który swoją analizę biznesową będzie opierał na rzetelnej wiedzy o aktualnym rynku najemców, wysokości stawek czynszowych, opłat eksploatacyjnych i zapisach umownych faworyzujących najemców m.in. w procesie rozliczania kosztów wspólnych, będzie miał problem ze skalkulowaniem opłacalnej inwestycji. Moim zdaniem można znaleźć złoty środek, gdy obie strony tego chcą i są skłonne do pewnych ustępstw.

Autorem artykułu jest Justyna Williams, dyrektor ds. Zarządzania Nieruchomościami Handlowymi w Polsce, JLL.

Tagi:

Reklama

SCF 2017 Spring 1-15.12.2016