i-systems strategia

Pierwszym, a zarazem kluczowym etapem wdrożenia nowego systemu e-commerce jest przygotowanie jego analizy. Profesjonalne badanie pozwala na stworzenie dobrze funkcjonującego systemu sprzedaży – pisze Jarosław Kubisiak, Dyrektor Zarządzający w i-systems

Analiza jest czymś więcej, niż jedynie standardowym audytem starego oprogramowania sprzedażowego. Jej celem jest przede wszystkim poznanie idei firmy oraz potrzebnych jej rozwiązań. W procesie uczestniczy wielu profesjonalistów e-commerce specjalizujących się w konkretnych dziedzinach związanych z integracją, identyfikacją wizualną, rozwiązaniami B2B, B2C oraz omnichannel.

Na rynku można spotkać trzy rodzaje analizy. W zależności od zakresu prac, stopnia zrozumienia zachodzących u klienta procesów, dogłębności przeprowadzonych badań i dopasowania dedykowanych rozwiązań, wyróżnić można: analizę procesową, analizę funkcjonalną oraz analizę konfiguracyjną.

Analiza procesowa

Jest najbardziej efektywnym rodzajem przeprowadzanych analiz. Szczegółowo omawia procesy, które zachodzą w firmie klienta, proponuje najlepsze do realizacji określonych celów rozwiązania oraz przedstawia efekty, które zaistnieją po wdrożeniu dedykowanych funkcjonalności. Wariant ten, pozwala na kompleksowe zrozumienie specyfiki danej firmy, jej potrzeb i możliwości rozwoju. Do przeprowadzenia tego typu analizy angażowany jest zespół specjalistów, a proces składa się z kilku etapów:

Elementem przygotowawczym do przeprowadzenia skutecznego procesu analitycznego jest rozmowa Sales Managera z przyszłym klientem. Podczas tego spotkania Sales Manager ma na celu poznanie idei przedsiębiorstwa oraz kierunku, w którym potencjalny klient chciałaby się rozwijać. Powinien zapoznać się również z potrzebami danej firmy. W pierwszym etapie analizy procesowej, specjaliści  z zakresu analizy oraz integracji spotykają się w celu zrozumienia obecnej sytuacji przedsiębiorstwa oraz uzasadnienia biznesowego, czyli powodów zainteresowania wdrożeniem nowego systemu e-commerce. Do ustalonego wcześniej spotkania powinna być przygotowana agenda. Wyznaczony Project Manager przekazuje program klientowi wraz z konkretnymi pytaniami dotyczącymi potrzeb firmy. Klient przed spotkaniem, może przemyśleć odpowiedzi na pytania. Udzielone odpowiedzi będą istotne przy doborze optymalnych rozwiązań e-commerce oraz odpowiedniej strony graficznej, będącej wizerunkowym elementem nowego systemu.

isystems zarzad
Jarosław Kubisiak, Dyrektor Zarządzający w i-systems

Dążenie do wytyczonego celu

Kolejnym etapem analizy procesowej jest poznanie architektury rozwiązań w firmie klienta. Sprawdzeniu podlegają inne, funkcjonujące już w przedsiębiorstwie systemy informatyczne, takie jak: programy magazynowe, księgowe, czy systemy do zarządzania przedsiębiorstwem. Sprawdzana jest możliwość integracji, stopień wymiany danych, a także całościowy poziom informatyzacji przedsiębiorstwa. Podczas wizyty warto także porozmawiać o przyszłości firmy. Informacje pozwolą zrozumieć, jak zarząd firmy widzi ją za kilka lat i w jaki sposób chce rozwijać jej działalność. Odpowiedzi stanowią kamienie milowe, czyli punkty docelowe.

Podczas takich spotkań warto korzystać z diagramów SIPOC, czyli narzędzia pozwalającego zidentyfikować wszystkie elementy procesu, a także graficznej notacji BPMN służącej opisaniu procesów biznesowych. Prezentacja procesów w postaci diagramów SIPOC pozwala zidentyfikować oprócz samego procesu biznesowego, także kluczowych aktorów biznesowych pełniących rolę dostawców obiektów w ramach procesu, odbiorców biznesowych otrzymujących informacje, oraz obiekty biznesowe wytwarzane w ramach procesu. Posiadając wiedzę z zakresu obecnej sytuacji firmy, tego co należy zmienić, aby osiągnąć wyznaczony cel, wiedząc jakie jest uzasadnienie biznesowe oraz posiadając rozrysowany przyszły proces biznesowy, system e-commerce zostaje mapowany. Mapowanie systemu jest możliwe dopiero po stworzeniu planu zawierającego takie dane jak: sposób skonfigurowania, wykorzystywane funkcje, zakres integracji z innymi systemami IT, a także sposób wymiany danych oraz rodzaj integracji – jedno czy dwukierunkowy, ręczny, półautomatyczny czy automatyczny. Powstaje również bardzo szczegółowy terminarz prac, harmonogram rzeczowo-finansowy oraz kryteria odbioru systemu.

Podczas wszystkich etapów analizy procesowej warto pamiętać o uzasadnieniach procesowych. Pomaga to w prowadzeniu działań zgodnie z określonym planem.

Autorem tekstu jest Jarosław Kubisiak, Dyrektor Zarządzający w i-systems. Kolejna część materiału zostanie wkrótce opublikowana na portalu Evigo.pl, a całość w najbliższym numerze Omnichannel Retailing Magazine.

Firma i-systems jest partnerem Omnichannel Retailing Forum.