Bold: zwinne budżetowanie i zarządzanie projektami e-commerce

Ostatecznym koszmarem każdego project managera jest sytuacja, w której jednocześnie przedwcześnie przekraczamy budżet projektu, nie jesteśmy w stanie oddać go w należytym stanie w terminie określonym w umowie a wykonane funkcjonalności nie odpowiadają potrzebom klienta – pisze Artur Belka, Magento E-commerce Expert w Bold Brand Commerce. Firma jest partnerem Omnichannel Retailing Forum.

Przyczyn takiego smutnego stanu rzeczy może być wiele. Teoretycy i praktycy zarządzania przelali na ten temat wiele atramentu. Znalezienie łatwej i zawsze skutecznej recepty na uniknięcie tej pułapki byłoby wyczynem, który postawiłby mnie w rzędzie tegorocznych kandydatów do Nagrody Nobla z ekonomii.

Kto utonie w wodospadzie?

Nie należy jednak tracić nadziei. Przeciwnie – praktyka zarządzania projektami IT w ostatnich dekadach przesunęła się z podejścia typu waterfall, w stronę metodyk zwinnych. Podstawowym założeniem podejścia waterfall jest idea big design up front. W najprostszych słowach chodzi o  podejście do projektu rodem z tradycyjnych metod pracy architekta lub konstruktora maszyn. Spędzamy wiele czasu na dokładnym zbadaniu wymagań klienta (czy musimy przypominać, że “czas” to tutaj synonim “pieniędzy”?).

Następnie analitycy, projektanci i architekci systemów tworzą szczegółowe specyfikacje, których celem jest opisanie projektowanego systemu w każdym istotnym detalu. Szczegółowy, udokumentowany projekt jest następnie przekazywany do wykonania zespołowi deweloperskiemu, który zamyka się na przysłowiowe cztery spusty na czas potrzebny do dopracowania każdego detalu, i oddaje w ustalonym terminie, zadowolonemu klientowi, swoje lśniące dzieło. W idealnym świecie, lepszym i prostszym od tego, w którym żyjemy, zawsze tak jest.

bold artur
Artur Belka, Magento E-commerce Expert w Bold Brand Commerce

Baśń o wielkim designie

Doświadczenie pokazuje nam jednak, że opisana sytuacja, jakkolwiek możliwa, będzie raczej wyjątkiem niż regułą, jeśli podejmujemy się realizacji złożonego projektu e-commerce w metodologii waterfall. To nie wina naszych klientów, project managerów, designerów, deweloperów ani technologii, których używamy. Przyczyną jest natura rozwoju i cykli życia projektów w otoczeniu biznesowym. Czy dla decydentów w jakiejkolwiek firmie nazwanie jej statyczną lub nietolerującą zmiany, byłoby komplementem? Oczywiście nie! Nikt nie zaprzeczy, że istotą sprawnego przedsiębiorstwa jest umiejętność dostosowania się do zmieniającej się rzeczywistości rynku, potrzeb klientów i stałe doskonalenie własnych sposobów działania.

Dlaczego, wobec tego, systemy e-commerce miałyby być wyjątkiem? Zastygłym, raz zaprojektowanym i statycznym monolitem? Kto z nas ma pełną widzę o tym, jak będzie wyglądał rynek za rok? Czy system zaprojektowany w maju 2016 będzie spełniał dobrze swoje potrzeby w maju 2017 lub 2018? Czy na etapie analizy wymagań projektowania jesteśmy w stanie wystarczająco zmobilizować wszystkie działy i interesariuszy projektu, przekazać im pełną widzę o założeniach, celach biznesowych i funkcjonalnych projektu tak, by system powstały za rok spełnił potrzeby wszystkich?

Próba takiego podejścia do realizacji systemu e-commerce jest dziś jednoznaczna z automatycznym wystawieniem projektu na następujące czynniki ryzyka:

  •   Niekompletne, nietrafne lub nieaktualne w momencie oddania systemu zdefiniowanie potrzeb i oczekiwań na etapie projektowania. Skutek to oddanie klientowi systemu, który nie spełnia rzeczywistych potrzeb.
  •   Tendencja do przeładowania projektu funkcjami i cechami, których prawdopodobnie realnie nie potrzebujemy, lub nie jesteśmy pewni, czy są na pewno potrzebne w swoim kształcie. Bez próby rzeczywistości nie umiemy jednak tego zweryfikować, więc dla pozornego bezpieczeństwa rozszerzamy zakres projektu.
  •   Przedwczesne wykorzystanie budżetu przez wykonawcę, związane z trudnością precyzyjnego oszacowania kosztu własnego wykonania prac o bardzo szerokim zakresie, czego skutkiem może być niechęć do kontynuacji nierentownego projektu.

Autorem tekstu jest Artur Belka, Magento E-commerce Expert w Bold Brand Commerce.

Całość zostanie opublikowana w najbliższym numerze Omnichannel Retailing Magazine.

Facebook
Google+
Twitter
LinkedIn