Średni czas negocjacji umowy najmu w centrum handlowym to 33 dni.  Usługa „Lease Negotiator” skróci ten czas o połowę – mówi w rozmowie z portalem Retailnet Robert Szczepanek, Radca Prawny, właściciel Causa Finita Commercial Real Estate Law.

Kancelaria prawna Causa Finita wprowadza na rynek nowy produkt dedykowany deweloperom. Na czym polega usługa „Lease Negotiator”?

Usługa „Lease Negotiator” to wynik naszych obserwacji i doświadczeń zdobytych podczas ponad 10-letniej pracy dla deweloperów rozmaitych centrów handlowych w Polsce. Postanowiliśmy przeanalizować szczegółowo przebieg procesu komercjalizacji wybranych projektów handlowych pod kątem dynamiki i efektywności. Okazuje się, że średni czas trwania negocjacji umowy najmu to 33 dni. Większość tego czasu to czekanie na rozmaite spotkania i maile. Rzeczywista praca nad umową najmu zajmuje średnio jednemu prawnikowi około 3 dni roboczych (a konkretnie, średnio 20 godzin). Doszliśmy do wniosku, że proces ten można znacznie skrócić i zoptymalizować poprzez między innymi jego usystematyzowanie oraz wprowadzenie wideokonferencji zamiast spotkań.

Jak „Lease Negotiator” ma zmienić proces negocjowania umów najmu?

Zauważyliśmy, że komercjalizacja centrum handlowego składa się w istocie z serii powtarzalnych etapów i faz, podczas których wykonuje się podobne czynności w obrębie zespołu tych samych osób na bazie takich samych dokumentów. Gdyby więc ująć obsługę prawną negocjacji umów najmu w pewne ramy organizacyjne, moglibyśmy w przewidywalny sposób zarządzać całym procesem, optymalizować jego dynamikę, podnosić jakość oraz ograniczać jego koszty. Stąd, pracując nad „Lease Negotiator” stworzyliśmy checklisty oraz odpowiednie wewnętrzne procedury postępowania. To oczywiście nie wszystko. Kluczowe okazały się w tym wypadku unikalne zasoby Kancelarii: wyspecjalizowany zespół prawników zajmujący się wyłącznie komercjalizacją, szczegółowe know-how z zakresu komercjalizacji centrów handlowych, specjalnie przygotowana powierzchnia biurowa oraz dedykowane rozwiązania IT. Rozwiązania te sprawiają, że Lease Negotiator to również doskonałe wsparcie dla wewnętrznych działów prawnych deweloperów.

Podkreśla Pan, że dzięki tej usłudze zarządca centrum handlowego może skrócić negocjowanie umowy najmu o połowę – jak to się udaje zrobić?

Analizując przebieg komercjalizacji wybranych centrów handlowych, a także z wywiadów z przedstawicielami branży podczas ostatnich targów SCF doszliśmy do wniosku, że od momentu podjęcia decyzji o organizacji spotkania w sprawie umowy najmu z najemcą centrum handlowego do momentu kiedy faktycznie ma ono miejsce mija średnio prawie 8 dni. Tymczasem wideokonferencję z najemcą udaje się umówić najczęściej już następnego dnia. Tylko w 1/5 przypadków ma ona miejsce później, niż 2 dni robocze od momentu przesłania najemcy projektu umowy najmu. Samo to daje już tydzień oszczędności. Ponadto, w ramach Lease Negotiator gwarantujemy klientowi natychmiastowy czas reakcji (tego samego lub kolejnego dnia roboczego). Gwarantujemy pełną dostępność naszych prawników w godzinach od 9 do 17. Klient może nas w dogodnej dla siebie chwili zobaczyć, łącząc się z nami jednym kliknięciem i popracować na tym samym dokumencie najmu współdzieląc z nami ekran naszego komputera. Do tego nasi prawnicy są niesamowicie sympatyczni i komunikatywni, mają duże zdolności interpersonalne, sporo energii i proaktywne, pro-biznesowe i praktyczne podejście do zlecanych zadań.

Czy sądzi Pan, że deweloper i najemca zechce ograniczyć kontakty biznesowe i spotkania face to face i zastąpić je szybką wysyłką niezbędnych dokumentów i kontaktami wyłącznie z prawnikami?

Oczywiście nie jest ani możliwe, ani celowe eliminowanie spotkań z najemcami w ogóle. Nic przecież nie zastąpi kluczowych ustaleń poczynionych przy dobrym lunchu między prezesami zarządów obydwu kontrahentów. Na pewno jednak jednym z założeń „Lease Negotiator” jest dążenie do istotnego ograniczenia spotkań i podróży służbowych w sprawach operacyjnych – zajmują one o wiele więcej czasu niż lunch, a prezesi wolą w nich nie uczestniczyć. Kilka lat temu firma Cisco przeprowadziła badania, z których wynikało, że firmy, które często używają rozwiązań wideokonferencyjnych mogą zaoszczędzić w tygodniu nawet do 7 godzin, czyli prawie cały dzień pracy!

Ile zatem deweloper może zaoszczędzić na tym rozwiązaniu?

Sporo. Pamiętajmy, że deweloper ponosi koszty generowane nie tylko przez podróże służbowe, ale również czas, który – zamiast pracować na zyski firmy – traci się na częste przemieszczanie z miejsca na miejsce. Dodatkowo musi zapłacić za podróże swoich agentów, prawników oraz doradców technicznych. Ze wspomnianych badań firmy Cisco wynika, że niewielka, zatrudniająca 20 osób firma, traci średnio na podróżach służbowych pracowników nawet 130 tys. PLN rocznie.

Oczywiście, Lease Negotiator to nie tylko skrócenie procesu negocjacji oraz ograniczenie jego kosztów. Deweloper osiąga inne, wymierne korzyści, takie jak ściślejsza komunikacja między członkami jego zespołu oraz zmniejszenie liczby potencjalnych nieporozumień.

Jak wygląda zamówienie tej usługi w CF?

Z ankiet i wywiadów podczas ostatnich targów SCF wynika, że klienci są bardziej niż entuzjastycznie nastawieni do proponowanych przez nas praktyk. Zresztą, gdyby nie inspirujące rozmowy z dziesiątkami przedstawicieli branży centrów handlowych podczas tych targów, usługa „Lease Negotiator” w takim kształcie prawdopodobnie nigdy by nie powstała. Chętnych do zapoznania się ze szczegółami naszej oferty zapraszamy do kontaktu za pośrednictwem naszej strony internetowej – causafinita.pl. Zainteresowanym prześlemy szczegółową prezentację „Lease Negotiator” oraz ewentualnie umówimy się na spotkanie poświęconetej usłudze.