Uzgodnienia z siecią handlową listy standardów biznesowych, organizacyjnych, technicznych i prawnych, na jakich sieć handlowa decyduje się wchodzić do centrów handlowych, to procedura powtarzalna, odbywająca się według pewnego usystematyzowanego procesu. Usługa Lease Negotiator dla sieci handlowych organizuje ten proces i znacznie usprawnia negocjacje umowy najmu lokalu w centrum handlowym – mówi Robert Szczepanek, Radca Prawny, właściciel Causa Finita Commercial Real Estate Law.

Retailnet.pl: – Causa Finita Commercial Real Estate Law Firm wprowadza na rynek nowy produkt dedykowany osobom odpowiedzialnym za negocjowanie umów najmu w centrach handlowych. Na czym polega usługa „Lease Negotiator” skierowana do retailerów?

Robert Szczepanek, Causa Finita Commercial Real Estate Law: – Podczas ponad 10 letniej współpracy zarówno z deweloperami centrów handlowych, jak i z sieciami detalicznymi, udało nam się wynegocjować setki, jeżeli nie tysiące umów najmu lokali w centrach handlowych. Zauważyliśmy, że w gruncie rzeczy takie negocjacje w każdym przypadku wyglądają podobnie, przebiegają według podobnego schematu. Gdyby więc ująć obsługę prawną negocjacji umów najmu w pewne ramy organizacyjne, moglibyśmy w przewidywalny sposób zarządzać całym procesem, optymalizować jego dynamikę, podnosić jakość oraz ograniczać jego koszty. To właśnie założenie stanowi podstawę „Lease Negotiator”.

Proces negocjacji umowy najmu podzieliliśmy na fazy, dla każdej z nich opracowaliśmy checklisty i procedury postępowania. Zasadnicze znaczenie ma w tym wypadku wstępny etap współpracy z siecią. To właśnie wtedy wspólnie przygotowujemy listę standardów biznesowych, organizacyjnych, technicznych i prawnych, na jakich dana sieć jest skłonna „wchodzić” do centrów. W toku negocjacji umowy najmu konkretnego projektu pracujemy już z gotową listą. Dodatkowo zapewniamy dedykowanego, stale dostępnego prawnika, zarówno telefonicznie jak i w kanale wideo.

Niedawno kancelaria Causa Finita wprowadziła do swojej oferty Lease Negotiator dla deweloperów. Podobny produkt teraz oferuje najemcom. Czym różnią się te usługi?

– Potrzeby managera do spraw rozwoju sieci są inne, niż działu komercjalizacji centrum handlowego. Z naszych obserwacji wynika, że manager taki o wiele więcej podróżuje służbowo, pracuje na różnych standardach najmu lokali w obiektach o różnych specyfikacjach. Dlatego woli on pracować z jednym, dedykowanym prawnikiem, z którym będzie mógł porozmawiać nawet późnym wieczorem, wracając samochodem ze spotkania z inwestorem. Czas? Owszem, ma dla niego znaczenie, ale jeszcze bardziej ceni sobie wszechstronność oraz proaktywne podejście swojego prawnika. Inaczej jest w przypadku działów komercjalizacji centrów handlowych. Tutaj proces komercjalizacji musi działać jak dobrze naoliwiona maszyna. Dlatego do każdego projektu przypisujemy z reguły dwóch lub trzech prawników. Jednakowo dobrze znają oni zarówno projekt jak i klienta, a są w stanie zapewnić stałą dostępność i natychmiastową reakcję. Wszechstronność czy proaktywność grają tu mniejszą rolę, gdyż prawnicy i tak pracują na predefiniowanych wcześniej standardach oraz uzgodnionych z klientem checklistach.

Inną ważną kwestią są sprawy techniczne. O ile zespołowi do spraw komercjalizacji dewelopera łatwiej jest negocjować i koordynować te zagadnienia, gdyż pracuje on na jednym obiekcie i jednej specyfikacji technicznej, o tyle dla sieci handlowej rzecz się ma zupełnie inaczej. Stąd w Lease Negotiator dla sieci handlowych przewidujemy opcjonalne rozwiązanie w postaci negocjowania kwestii technicznych przez zatrudnionego przez nas konsultanta. Zadba on, by w umowach najmu oraz specyfikacjach technicznych znalazły odzwierciedlenie uzgodnione wcześniej z klientem standardy.

Różnic jest więcej – zainteresowanych zapraszamy na naszą stronę internetową do pobrania prezentacji.

Nie ma tu konfliktu interesów?

– Reprezentując deweloperów oraz sieci handlowe, przywiązujemy bardzo dużą wagę do tego zagadnienia. Przy ponad 1300 centrach handlowych w Polsce, konflikt interesów zdarza się dość rzadko. Oczywiście, gdy ma miejsce, informujemy o nim klienta. Najczęściej prosi on wówczas, by mimo wszystko przygotować poglądowy projekt umowy najmu – w wersji takiej, jaka w naszej ocenie odpowiada standardom rynkowym. Następnie proces negocjacji przebiega pod okiem wewnętrznych działów prawnych klientów.

W jaki sposób Lease Negotiator ogranicza czas i koszty związane z procesem negocjacji umów najmu?

– Jest wiele sposobów, by optymalizować proces negocjacji umowy najmu, zarówno pod kątem kosztów jak i czasu. Na przykład od momentu podjęcia decyzji o organizacji spotkania w sprawie umowy najmu do momentu kiedy faktycznie ma ono miejsce mija średnio prawie 8 dni. Tymczasem wideokonferencję w tej sprawie udaje się umówić najczęściej już następnego dnia. W aspekcie operacyjnym efekt jest zaś bardzo podobny. Samo to daje już tydzień oszczędności. Ponadto, prowadząc negocjacje umowy najmu postępujemy zgodnie z jednolitą procedurą. Pozwala nam to przewidzieć i zaplanować każdy krok tego procesu. W ramach Lease Negotiator gwarantujemy Klientowi natychmiastowy czas reakcji (tego samego lub kolejnego dnia roboczego). Gwarantujemy również dedykowanego prawnika, którego Klient może w dogodnej dla siebie chwili zobaczyć łącząc się z nim jednym kliknięciem i popracować na tym samym dokumencie najmu współdzieląc z nim ekran jego komputera. Do tego nasi prawnicy są niesamowicie sympatyczni i komunikatywni, mają duże zdolności interpersonalne, sporo energii i proaktywne, pro-biznesowe i praktyczne podejście do zlecanych zadań.

Biznes pisze różne scenariusze. Jak uda Wam się zapewnić, że Lease Negotiator będzie działać?

– Kluczowe są w tym wypadku unikalne zasoby Kancelarii: wyspecjalizowany zespół prawników zajmujący się wyłącznie komercjalizacją, szczegółowe know-how z zakresu komercjalizacji centrów handlowych, specjalnie przygotowana powierzchnia biurowa oraz dedykowane rozwiązania IT.