[WYWIAD] Marta Szymańska-Poździk Balmain Group: AI w Lease Administration to oszczędności

Balmain Group jako firma zarządzająca portfelem nieruchomości handlowych w całej Polsce, konsekwentnie inwestuje w nowoczesne narzędzia, które podnoszą jakość świadczonych usług. Teraz spółka jako jedna z pierwszych firm na rynku zdecydowała się na wdrożenie zaawansowanego rozwiązania AI w obszarze Lease Administration. O wymiernych korzyściach nowego rozwiązania dla klientów oraz procesie wdrożenia nowej technologii opowiada Marta Szymańska-Poździk, Director – Head of Lease Administration w Balmain Group.

Zacznijmy od tego co było głównym motywatorem do zastosowania narzędzi AI w administracji umowami najmu?

Impulsem była bardzo konkretna potrzeba – zoptymalizowanie procesów, które generowały największe koszty czasowe i operacyjne. Jednym z nich była właśnie obsługa umów najmu, a zwłaszcza zadania związane z obsługą dokumentacji najmu takie jak np. analiza zapisów. Czas potrzebny na audyt jednej umowy potrafił sięgać nawet 5–6 godzin. Przy dużych portfelach, gdzie mówimy o kilkudziesięciu czy kilkuset umowach, stawało się to znaczącym obciążeniem. Dlatego zdecydowaliśmy się na wdrożenie rozwiązania opartego na sztucznej inteligencji – jako elementu, który może usprawnić procesy, ale przede wszystkim przynieść konkretne oszczędności.

Wdrażanie AI w zarządzaniu nieruchomościami to nadal rzadkość. Jak wyglądał ten proces w praktyce?

Przede wszystkim poprzedziła go bardzo dokładna analiza dostępnych narzędzi – zarówno lokalnych, jak i globalnych. Sprawdzaliśmy ich funkcjonalności, kwestie bezpieczeństwa danych, elastyczność interpretacyjną algorytmów oraz ich zdolność do pracy z dokumentami w różnych językach i formatach. Następnie przeszliśmy do fazy testów – z udziałem naszych specjalistów i partnerów, którzy nadzorowali pracę AI i pomagali w kalibracji narzędzia. Trzeba podkreślić, że to nie była decyzja podjęta na fali technologicznej mody, tylko przemyślany, strategiczny wybór.

Jakie są pierwsze efekty tego wdrożenia?

Jesteśmy na finiszu pierwszego etapu – obecnie AI wspiera analizę zabezpieczeń w umowach najmu. Kolejny krok to integracja wyników analiz z naszym systemem zarządzania. Do tej pory takie dane były wprowadzane do systemu zarządzania manualnie, a następnie można było wygenerować raport. Wykorzystując uszyte na nasze potrzeby narzędzie, pominiemy etap pracy manualnej. Administrator Najmu będzie dokonywał weryfikacji danych przygotowanych przez AI, a następnie, po pozytywnej weryfikacji dane zostaną automatycznie zaciągnięte do systemu zarządzania. To znacznie przyspieszy procesy, ale również umożliwi naszym Administratorom Najmu na skupieniu się na bardziej skomplikowanych zadaniach pod względem merytorycznym.  

To dość skomplikowane procesy, czy napotkaliście na jakieś wyzwania?

Tak. Jednym z kluczowych wyzwań były różnice językowe i duża różnorodność stosowanych formatów w dokumentacji najmu – zarówno pod względem struktury dokumentów, jak i sposobu zapisu kluczowych postanowień. Dodatkowo, wiele dokumentów zawiera bardzo specyficzne zapisy wymagające interpretacji w szerszym kontekście, co stanowiło wyzwanie dla algorytmu.

Niezmiernie istotne były dla nas kwestie bezpieczeństwa danych i zapewnienia zgodności z przepisami. Dzięki zaangażowaniu naszego zespołu oraz pracy ekspertów udało się przejść przez fazę testów i wypracować model, który już dziś wspiera naszą codzienną pracę i niebawem zacznie przynosić pierwsze wymierne efekty.

Czy AI w Lease Administration to dziś dla Balmain Group inwestycja w przyszłość, czy już realne narzędzie pracy?

Zdecydowanie to drugie. To nie eksperyment, tylko praktyczne wdrożenie przynoszące wymierne efekty. Nie spoczywamy na laurach, przystępujemy do realizacji kolejnych etapów. AI skraca czas pracy zespołów, zwiększa jakość analiz i pozwala redukować koszty. Ale podkreślę też, że dla nas technologia nigdy nie jest celem samym w sobie. Ma wspierać ludzi, procesy i klientów. Dlatego wdrażamy tylko te rozwiązania, które przynoszą konkretne, mierzalne rezultaty – a nie wyłącznie efekt wizerunkowy.

Jaką rolę z waszej perspektywy odegra technologia w zarządzaniu nieruchomościami w najbliższych latach?

Znaczącą. Wierzymy, że nowoczesne zarządzanie nieruchomościami nie może opierać się wyłącznie na doświadczeniu i intuicji. Potrzebna automatyzacja i narzędzia analityczne, aby lepiej wykorzystywać wiedzę, doświadczenie i potencjał naszego zespołu. Zresztą taka jest też nasza filozofia – chcemy budować dla naszych klientów realną przewagę konkurencyjną poprzez efektywność, lepszą jakość danych i trafność decyzji. Technologie – w tym AI – są do tego niezbędne.

Patrząc na skalę działania Balmain Group – jak strategiczne znaczenie ma dla was inwestowanie w nowoczesne technologie w kontekście zarządzania tak rozbudowanym portfelem nieruchomości?

Zarządzamy obecnie 24 obiektami handlowymi w 19 miastach w Polsce. To zarówno centra handlowe, jak i parki handlowe, obiekty convenience oraz projekty mixed-use – łącznie to ponad 700 tys. mkw. powierzchni. Przy takiej skali działania kluczowe staje się inwestowanie w technologie, które zwiększają efektywność operacyjną, zapewniają dostęp do spójnych danych i pozwalają szybciej reagować na zmieniające się warunki rynkowe i nie mówimy tu jedynie o AI, ponieważ wdrażamy również inne rozwiązania Naszym celem jest dalsze wzmacnianie pozycji rynkowej poprzez innowacyjne podejście do zarządzania i dostarczanie naszym klientom realnej wartości – zarówno dziś, jak i w przyszłości.

Z 22. nieruchomościami komercyjnymi w portfolio

Balmain Group obejmuje swoją działalnością obszar Europy Środkowo-Wschodniej, a w Polsce obecna jest od ponad 20 lat. Firma świadczy kompleksowe usługi w zakresie zarządzania nieruchomościami komercyjnymi z wielu branż: handlowej, rozrywkowej, kulturalnej, lifestyle, związanych z miejscem pracy, wypoczynkiem czy logistyką. W swoim portfolio posiada 22 nieruchomości komercyjne, które są odwiedzane rocznie przez blisko 44 mln klientów.

Balmain Group dysponuje fachową wiedzą rynkową oraz zespołem wykwalifikowanych specjalistów umożliwiającym kompleksową i spójną realizację najbardziej wymagających projektów. Spółkę cechuje indywidualne podejście do każdej zarządzanej nieruchomości.