Strona główna Newsletter SCF 2023 Spring

[WYWIAD] Dariusz Matysiak, SHARECO: Aplikacja HIRO Tenants usprawni obsługę umów najmu

HIRO Tenants powstało w wyniku naszej współpracy z sektorem nieruchomości komercyjnych. Aplikacja działa w kilku obszarach, głównie w szeroko pojętej administracji związanej z umowami najmu sklepów, ekspansji sieci oraz w obszarze finansowo-decyzyjnym – mówi w rozmowie z Retailnet Dariusz Matysiak, Dyrektor Operacyjny SHARECO Sp. z o.o.

Shareco jest wystawcą targów Shopping Center Forum 2022 Fall Edition. Z przedstawicielami firmy będzie można spotkać się już 21-22 września br. na stoisku nr 520.

Państwa firma jest twórcą platformy informatycznej wykorzystującej nowoczesną technologię dedykowaną do obsługi różnych sektorów biznesu. Platforma HIRO Tenants jest przygotowana specjalnie dla branży retail. Co to za usługa?

HIRO Tenants powstało w wyniku naszej współpracy z sektorem nieruchomości komercyjnych. Tworząc tę platformę współpracowaliśmy z wieloma ekspertami rynkowymi, którzy zauważyli, że na rynku istnieje dużo oprogramowania dla właścicieli obiektów handlowych natomiast brakuje takiej oferty dla sieci retailowych. Przyjrzeliśmy się dokładniej temu tematowi i okazało się, że właściwie większość, nawet dużych firm zarządza swoimi sieciami posiłkując się Excelem czy dostosowanymi aplikacjami. Dostrzegliśmy potrzeby retailerów i stworzyliśmy HIRO Tenants, aplikację, która umożliwia operatorowi sieci retailowej zarządzać swoją siecią tanio i kompleksowo.

Jakie funkcjonalności ma HIRO Tenants?

Aplikacja działa w kilku obszarach, głównie w szeroko pojętej administracji związanej z umowami najmu sklepów, ekspansji sieci oraz w obszarze finansowo-decyzyjnym.

Funkcje części administracyjnej to nasza odpowiedź na najczęściej występujące problemy, które pojawiają się przy obsłudze sieci sklepów stacjonarnych. Od ekspertów wiemy, że jeden głównych problemów pojawiający się na liście retailerów, to weryfikacja warunków umów i zapanowanie nad realizacją licznych postanowień z nich wynikających. Umowy zawierane są na poszczególne lokalizacje z różnymi wynajmującymi według różnych wzorów i każda jest tak naprawdę inna, potrafią mieć po 200 i więcej stron. A zatem pierwsza funkcjonalność, którą oferujemy to systemowe ujednolicenie postanowień wynikających z umów i ich sparametryzowanie. Dzięki temu firma może w łatwy sposób uzyskać np. przekrojowe dane o wysokości czynszów lub nie zapomnieć o mijającej opcji na rozwiązanie umowy najmu. Mając dane, zebrane w ujednolicony sposób, można wykonywać niezbędne czynności w automatyczny i znacznie szybszy sposób. Ważną częścią zarządzania siecią jest praca z licznymi dokumentami. Nasz system pozwala wgrywać Umowy i Aneksy do systemu, zaznaczać na nich fragmenty tekstu i przypinać je do określonych parametrów (np. zapisy dotyczące wysokości i sposobu naliczania czynszu obrotowego). Uwalniamy się więc od wersji papierowych, które bezpiecznie spoczywają w szafach i mamy łatwy dostęp do najważniejszych fragmentów postanowień w formie podpowiedzi przypisanych do parametrów.

Funkcje ekspansji sieci wspierane są przez moduł CRM pozwalający monitorować stan rozmów dla pożądanych lokalizacji, wprowadzanie kontaktów i danych o obiektach, porównywanie kluczowych parametrów z innymi, już posiadanymi umowami czy poprowadzenie prac terminowego przygotowania fit-outu sklepu w module project-management.

Jak wspomniałem wcześniej mając usystematyzowane dane można znakomicie przyspieszyć podejmowanie racjonalnych decyzji w sprawach dotyczących całej sieci lub pojedynczych jej sklepów, a raportowanie wymaga tylko wywołania odpowiedniego raportu, bez konieczności angażowania pracowników do jego przygotowania. Takich funkcji i usprawnień w HIRO Tenants jest oczywiście znacznie więcej, zainteresowanych zapraszam na stoisko naszej firmy nr 520 na najbliższym SCF 2022 lub odwiedzeni naszej strony internetowej pod adresem www.hiro-platform.pl/tenants. W przypadku dużej sieci, która ma lokale własne, najmowane, franczyzowe, partnerskie -a do każdej lokalizacji inną umowę, platforma ułatwia monitorowanie całości w jednym miejscu, zdalnie i w prosty sposób.

Czy ma znaczenie rodzaj prowadzonej działalności? Czy każda sieć firmowa może korzystać z Waszej platformy?

Nasz produkt może być dopasowany do indywidualnej potrzeby każdego Klienta. Nie ma znaczenia czy będzie to sieć sklepów odzieżowych, gastronomicznych czy innych. Możemy obsłużyć dowolną sieć, również te prowadzone w formule mieszanej np. z częścią franczyzową lub własnymi lokalami.

Jakie trzy najważniejsze korzyści dostaje Klient HIRO Tenants?

W pierwszej kolejności wymieniłbym niższe koszty działalności, wyższą efektywność pracowników i automatyzację najbardziej żmudnych procesów związanych z zarządzam siecią. Przykładowo, czynność, która zajmuje dość dużo czasu a polega na żmudnej weryfikacji informacji – sprawdzaniu faktur kosztowych otrzymywanych od wynajmujących. Firma, która prowadzi sieć np. 500 sklepów, co miesiąc otrzymuje od wynajmujących na pewno ponad 1000 faktur za najem, za czynsz obrotowy, za media i inne. Taką masę faktur wypadałoby co miesiąc dokładnie sprawdzić, czy dana faktura jest poprawna, czy czynsz jest naliczony odpowiednio czy uwzględniono ewentualne upusty, czy czynsz obrotowy policzony jest wg dobrego zakresu i stawki procentowej itd. Bywa, że w taki proces analizy jest zaangażowany sztab ludzi, bo pomyłki mogą kosztować dziesiątki tysięcy złotych. Tymczasem dzięki HIRO Tenants taki proces może działać automatycznie a pracownik zostanie poinformowany zbiorczo tylko o „podejrzanych” co do ich wysokości fakturach. W naszym procesie faktury nadsyłane są na wyznaczony e-mail a ponieważ mamy wszystkie dane – system jest w stanie samodzielnie sprawdzić do jakiej umowy faktura się odnosi, czy jest poprawnie naliczona i czy wszystkie dane wynikające z umowy są odpowiednie. Tak prowadzony sposób obsługi nie angażuje czasu pracowników do obsługi czynności powtarzalnych gdzie łatwo popełnić błąd a daje więcej czasu na analizę, ludzką kreatywność i podejmowanie decyzji.

Dodatkowym atutem naszej aplikacji – i jest to odpowiedź na znak naszych czasów – wszystkie czynności związane z obsługą sieci można wykonywać zdalnie przez Internet. Usystematyzowane dane wprowadzane na bieżąco, dostępne dla poszczególnych uczestników procesu wg. przydzielonych im praw dostępu, backup’owane codziennie uniezależniają firmę od znikających z excela danych, czy np. od absencji któregoś z pracowników.

Jak wygląda realizacja takiej usługi krok po kroku?

Chcemy, żeby nasz Klient czuł się bezpiecznie na każdym etapie współpracy i korzystania z naszej platformy. Na początku rozmawiamy z Klientem o potrzebach, strukturze i specyfice jego sieci, bo każda jest inna i wymaga indywidualnego podejścia. Oczywiście główne czynności przy prowadzeniu sieci są podobne, ale podobne nie znaczy takie same. Staramy się zawsze najpierw zdiagnozować potrzeby Klienta, ustalić z jakimi problemami boryka się sieć, jakie czynności zajmują najwięcej czasu, z jakiego rodzaju oprogramowania Klient już korzysta, jakie zadania chciałby zautomatyzować. Kolejnym etapem jest analiza i przygotowanie dostępnych danych. Po tym etapie pojawiają się propozycje rozwiązania poszczególnych kwestii i propozycje usprawnień, wynikające chociażby z tego, że inaczej wykonuje się czynności ręcznie a inaczej przy użyciu oprogramowania. Po zatwierdzeniu rozwiązań prezentujemy wstępną wersję oprogramowania i zaczynamy testy z wybraną grupą pracowników. Równolegle do tego etapu prowadzimy szkolenia pracowników. Jeżeli testy przebiegną pozytywnie, można przystąpić do wgrania danych i uruchomienia wersji produkcyjnej. Nasza aplikacja może działać jako podstawowy produkt w firmie, ale może być też tzw. modułem, który współpracuje z innymi już posiadanymi aplikacjami. Kładziemy duży nacisk na to, żeby nasza aplikacja wymieniała się danymi z innymi aplikacjami. Dobrym przykładem są chociażby programy księgowe czy systemy footfall’owe.

Ile kosztuje wdrożenie? Co wpływa na cenę? Czy na przykład wielkość sieci ma znaczenie?

Sprzedajemy naszą usługę w modelu SaaS gdzie Klient dostaje od nas usługę „pod klucz” a jedynym wymaganiem jest posiadanie komputera i dostęp do Internetu. W cenie, która składa się z dwóch elementów tj. opłaty wstępnej i miesięcznej, zawierają się koszty licencji, usługi managera projektu, opieka dedykowanego konsultanta, nielimitowane wsparcie techniczne (email, telefon), hosting aplikacji na dedykowanym serwerze, materiały szkoleniowe i szkolenie użytkowników oraz gwarancja przez cały okres trwania umowy. Przy wycenie znaczenie ma przede wszystkim liczba sklepów, liczba potrzebnych modułów naszej aplikacji, to z jakimi innymi systemami mamy się zintegrować i w jakim zakresie, oraz liczba użytkowników. Jak widać kwestia wyceny jest każdorazowo indywidualna i przedstawiamy ją Klientowi po poznaniu jego potrzeb, na bazie informacji od niego uzyskanych. Nasz system optymalizuje procesy obsługi sieci i znacząco oszczędza czas związany z jej obsługą, dlatego jesteśmy pewni, że jest to inwestycja która się szybko zwraca.

Rozmawiała: Katarzyna Łabuz