Sposób na opłaty eksploatacyjne

Magdalena Szczepanek, radca prawny w Kancelarii Prawniczej Causa Finita

Magdalena Szczepanek, radca prawny w Kancelarii Prawniczej Causa Finita

Pierwsza połowa roku kalendarzowego to w centrach handlowych czas rozliczania opłat eksploatacyjnych za rok poprzedzający. W związku z tym, iż zazwyczaj najemcy płacą je w formie zaliczek, gdy przyjdzie czas rozliczeń, ważne jest, aby wynajmujący zastosował odpowiedni i sprawiedliwy system takiej kalkulacji. Pozwoli mu to uniknąć zarówno problemów z najemcami, jak i deficytem w budżecie eksploatacyjnym centrum.

– Punktem wyjścia do dalszych rozważań niech będzie, oczywiste jak by się mogło wydawać stwierdzenie, że system rozliczania opłat eksploatacyjnych winien być transparentny dla najemców (z możliwością ich wglądu w dokumentację dotyczącą wydatków budżetu administracyjnego) zaś wysokość zaliczek na te opłaty w pierwszym roku funkcjonowania centrum winna być ustalona w taki sposób, by przynajmniej w przybliżeniu odpowiadała spodziewanym wydatkom. Opłaty eksploatacyjne nie są bowiem źródłem dochodu centrum handlowego. Wynajmujący opłaca z nich, w interesie najemców, pewne świadczenia, które w normalnych warunkach opłacaliby oni sami (np. ochrona otoczenia lokalu, odśnieżanie parkingu czy chodników, oświetlenie witryny lokalu, marketing, etc.). Lepiej zatem w sposób jasny, konkretny i rzetelny przedstawić mechanizm rozliczania kosztów eksploatacyjnych, niż później narażać się na kwestionowanie ich wysokości oraz nie służące niczemu spory – mówi Magdalena Szczepanek, radca prawny w Kancelarii Prawniczej Causa Finita.

Według specjalistki, pierwszą rzeczą jaką powinien zrobić wynajmujący, to podzielić najemców na grupy zgodnie ze stopniem ich uprzywilejowania w zakresie kosztów wspólnych. Pierwszą z grup stanowią najemcy, którzy w ogóle zwolnieni są od świadczenia opłat eksploatacyjnych. Druga grupa to najemcy, którzy płacą opłaty w wysokości stałej (ryczałtowej). Trzecia to najemcy, którym ograniczono możliwość powstania niedopłaty do rocznego rozliczenia opłat eksploatacyjnych o określony procent (zwany w branży „cap”). Ostatnią grupę stanowią najemcy standardowi. Rozliczenie budżetu opłat eksploatacyjnych za dany rok winno następować fazami i dotyczyć kolejno poszczególnych grup najemców poczynając od najbardziej uprzywilejowanych na standardowych kończąc.

– Rozliczając pierwszą grupę, jedyne co należy zrobić to powierzchnię ich lokali odjąć od ogólnej powierzchni GLA. Najemcy z grupy drugiej również zasadniczo nie podlegają rozliczeniu, ponieważ regulują opłaty eksploatacyjne w wysokości stałej. W związku z tym, sumę opłat uiszczonych w danym roku rozliczeniowym przez wszystkich najemców z tej grupy odlicza się od budżetu eksploatacyjnego centrum za ten rok, zaś powierzchnię ich lokali odlicza się od powierzchni GLA (pomniejszonej oczywiście o powierzchnię lokali najemców z grupy pierwszej). Następnie rozliczeniu podlegają najemcy, którym ograniczono możliwość powstania niedopłaty do budżetu administracyjnego. W tym przypadku, dla każdego najemcy z tej grupy najpierw obliczamy proporcję, w jakiej jego lokal pozostaje do powierzchni GLA (pomniejszonej o lokale najemców zwolnionych z opłat oraz najemców „ryczałtowych”). Jeżeli z tak skalkulowanego udziału najemcy w opłatach eksploatacyjnych za dany rok wynika niedopłata, należy pamiętać, że nie może ona być wyższa, niż określony w umowie z danym najemcą „cap”. Po rozliczeniu tej grupy najemców, znowu sumę uiszczonych przez nich zaliczek odejmuje się od budżetu administracyjnego centrum za dany rok, zaś ogólną powierzchnię ich lokali – od zredukowanej odpowiednio o powierzchnie lokali najemców z grup bardziej uprzywilejowanych – GLA. Na końcu rozlicza się najemców standardowych – dodaje Magdalena Szczepanek, radca prawny w Kancelarii Prawniczej Causa Finita

– Nietrudno zauważyć, że będą oni uiszczać opłaty eksploatacyjne w wysokości wyższej, niż by to wynikało z powierzchni zajmowanych przez nich lokali. By sytuacja taka nie budziła sprzeciwu najemców tej grupy, należy na etapie negocjacji umowy najmu rzetelnie komunikować przesłanki biznesowe, jakie kierują wynajmującym przy takiej a nie innej kompozycji tenant mix. Dla czystości sprawy, scharakteryzowany powyżej sposób rozliczania opłat eksploatacyjnych winien być uregulowany w umowach najmu. Inwestor zapewni w ten sposób bezpieczeństwo finansowe projektu oraz jego „samowystarczalność”, unikając jednocześnie sporów z najemcami na tym tle – twierdzi specjalistka.

Reklama

Galeria Jurajska